Vacature Bestuursassistent secretaris Raad van Bestuur en Raad van Toezicht

Functie

Als bestuursassistent voor de secretaris van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht, ben je de spil die zorgt voor een vlekkeloze coördinatie, secretariële en administratieve ondersteuning. Jouw scherpzinnigheid en vooruitziende blik stellen de secretaris in staat zich volledig te concentreren op zijn kerntaken en het aansturen van onder hem vallende afdelingen. Ben jij de proactieve en nauwkeurige professional die het verschil maakt? Dan maken we graag kennis met je!

Met jouw vermogen om signalen en situaties snel te doorgronden, handel je proactief en heb je een verbindende rol naar de subafdelingen van de stafdienst Bestuurszaken. Je zorgt voor een open en toegankelijke communicatie en fungeert als het eerste aanspreekpunt, waarbij je zelfstandig vragen afhandelt en bijdraagt aan een efficiënte werkomgeving.

Met jouw collega's onderhoud je een hechte samenwerking, waarbij je elkaar helpt, adviseert en zonodig vervangt. Je neemt proactief deel aan een verdere verbetering van jullie dienstverlening, zodat kan worden geanticipeerd op de ondersteuning van nu. Dit alles om een up-to-date ondersteuning van de secretaris van de Raad van Bestuur ook in de toekomst te kunnen waarborgen en garanderen.

Taken en verantwoordelijkheden

• Beheer van de agenda en mailbox van de secretaris. Redigeren en verzorgen van correspondentie. Rapportages voorbereiden (gegevens verzamelen, inventariseren en verwerken).
• Maken en bewaken van complexe (jaar- en week-) planningen voor de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht (en andere gremia, commissies en activiteiten). Communicatie en afstemming hierover met betrokkenen.
•  Bieden van vergaderondersteuning aan in- en externe vergaderingen/besprekingen op organisatorisch, administratief en inhoudelijk gebied. Desgewenst notuleren van vertrouwelijke vergaderingen/besprekingen en bewaken van de voortgang en afwerking van actiepunten.
• Zorgen voor opvolging van uitgezette acties en deadlines in afstemming met de secretaris.
• Coördineren van (complexe) informatiestromen en processen waarbij je verbanden legt, prioriteiten stelt, consequenties/belangen afweegt. Signaleren van knelpunten bij de secretaris.
• Proactief meedenken door jouw up-to-date kennis van en contacten binnen de organisatie, andere UMC’s en ziekenhuizen, de Radboud Universiteit en van alle andere gerelateerde organisaties en netwerken.
• Secretariële ondersteuning voor de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht in brede zin, zoals het organiseren van bijeenkomsten, verzamelen van vergaderstukken, uitnodigen van gasten, reserveren van vergaderruimten en catering, het zo nodig regelen van hotelovernachtingen, het verzorgen van correspondentie en het inhoudelijk voorbereiden van voortgangsrapportages in overleg met de secretaris, het notuleren van de Raad van Toezicht-vergaderingen, het bieden van ondersteuning op HR-gebied, met name bij nieuwe aanstellingen, fungeren als ICT-contactpersoon, het voorbereiden van de bezoldiging en het archiveren van documenten.

Werkplek

Als bestuursassistent maak je deel uit van het team bestuursondersteuning. Een vitaal team dat met plezier werkt en op een uitmuntende manier de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht ondersteunt. Een team dat zich hiervoor gezamenlijk verantwoordelijk voelt en dit ook uitstraalt. Het team bestaat uit totaal vijf bestuursassistenten onder leiding van de manager bestuursondersteuning.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

Als bestuursassistent heb je een goed gevoel voor bestuurlijke en functionele verhoudingen. Je bent stressbestendig, open, eerlijk, doortastend en assertief, maar wel in staat om daarbij tactvol te blijven. Je hebt een stevig persoonlijkheid met een goed gevoel voor humor. Ook beschik je over een goed probleemoplossend vermogen.

Je herkent jezelf in onze kernwaarden; betrokken zijn, excelleren en samenwerken. Daarnaast voel je een match met de kerncompetenties van het Radboudumc: veranderingsvermogen, bezieling, organisatiesensitiviteit en interpersoonlijke sensitiviteit. Het is voor jou vanzelfsprekend dat je ontbrekende kennis, die nodig is om jouw werk goed te kunnen blijven doen, aanvult door het volgen van trainingen en opleidingen.

Verder herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een afgeronde managementassistentenopleiding.
• Minimaal vijf jaar recente werkervaring in een complexe organisatie in een soortgelijke functie op een vergelijkbaar niveau.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse en Engelse taal.
• Veel ervaring met het MS Office pakket.
• Ervaring met iBabs, Sharepoint/MS Teams en Apple devices zijn een pre.
• Flexibel inzetbaar (woensdag is een vaste werkdag op kantoor, thuiswerken is mogelijk).

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.655 en € 5.010 (schaal 9) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• Per 1 juli 2025 stijgen de lonen met 3%.
• 176 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. 

En er is nog meer..

• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • Voor €27,05 per maand (ipv €41) 5 dagen per maand onbeperkt deelnemen aan het activiteitenaanbod en gebruikmaken van alle faciliteiten van het Radboud Sport & Cultuur.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 18 april 2025. We nemen daarna snel contact met je op.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel, Whatsapp of mail dan met Marjolijn Klomp-Kooi, manager bestuursondersteuning, via 06 29 01 16 73. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.