Vacature Secretarieel medewerker patiëntenzorg | Keel-, Neus-, en Oorheelkunde

Functie

Voel jij je thuis in de dynamische omgeving van het secretariaat patiëntenzorg polikliniek KNO waar je ieder dagdeel andere werkzaamheden verricht? Houd jij het overzicht en doe je wat nodig is om de logistiek rondom het spreekuur soepel te laten verlopen als de situatie daarom vraagt? Kijk verder dan je eigen taken: "Denk verder, werk anders!" en kom ons team versterken!

Binnen het Centrum voor Hersenen en Zintuigen hebben we een secretariaat patiëntenzorg dat ondersteuning biedt aan de poli KNO en het Audiologisch Centrum (AC). 

Als secretarieel medewerker patiëntenzorg ben je een belangrijke schakel in het (vaak eerste) telefonische contact met patiënt en zorgverlener. Hierbij laat je een voor de patiënt belangrijke eerste indruk achter. Klantvriendelijkheid en klantgerichtheid zijn voor jou daarom vanzelfsprekend. Je communiceert op een prettige wijze met patiënten, familie en collega's. In dat contact ben je servicegericht en proactief.

Naast het maken van (telefonische) afspraken voor patiënten en hun zorgverleners verzorg je inschrijvingen, verwerk je verwijzingen en verwerk je post en e-mails. Alle gegevens verwerk je accuraat in EPIC, het digitale patiëntendossier.

De secretarieel medewerkers in ons team rouleren van taak en werkzaamheden. Dit houdt in dat je per dagdeel andere werkzaamheden verricht. De taken zijn onder andere telefoondienst (patiëntenlijn en verwijzerslijn), patiëntencorrespondentie, afspraakplanning, verwerken van e-mails (Outlook) en inbaskets (EPIC). 

Het secretariaat patiëntenzorg is van maandag tot en met vrijdag geopend van 07.30 - 17.00 uur. Binnen dit werkvenster wordt je maximaal 8,5 uur per dag ingepland. Je werkt volgens een vast rooster. Daarnaast ben je flexibel inzetbaar wanneer nodig.

Werkplek

In het centrum voor Hersenen en Zintuigen werken we samen met onze patiënten aan behoud en herstel van functioneren. We streven zo naar het optimaal maatschappelijk kunnen participeren met een visuele, auditieve, psychiatrische of neurologische aandoening of chronische pijn. Dat doen we door technologische en persoonsgerichte innovaties. Samen met alle professionals en ons netwerk geven we dit vorm in een inspirerende en prettige werkomgeving waarin we samen leren en doen. 

Voor patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs rond aandoeningen van de hersenen en zintuigen, werkt het Radboudumc Centrum voor Hersenen en Zintuigen samen met alle andere centra en instituten. De zeven afdelingen binnen het centrum voor Hersenen en Zintuigen zijn: Keel-Neus-Oorheelkunde (KNO), Oogheelkunde, Neurologie, Neurochirurgie, Psychiatrie, Revalidatie, Anesthesiologie, Pijn en Palliatieve Geneeskunde.

De afdeling Keel-, Neus- en Oorheelkunde heeft als kerntaken patiëntenzorg, onderwijs/opleiding en onderzoek. Speerpunten van de afdeling KNO zijn: de patiënt met een oncologische aandoening in het hoofd- halsgebied, aangezichtschirurgie, schedelbasischirurgie, complexe otologische zorg en erfelijke slechthorendheid. De poliklinische zorg komt tot stand door intensieve samenwerking tussen artsen, audiologen, verpleegkundigen, doktersassistenten, audiologie behandelaars en secretarieel medewerkers patiëntenzorg.

Aan de polikliniek van KNO is een Audiologisch Centrum (AC) verbonden. Daar onderzoeken en behandelen we patiënten met gehoorproblemen en/of spraak- en taalproblemen. Het AC bestaat uit een Kinder Audiologisch Centrum en een Audiologisch Centrum voor Volwassenen. 

Het secretariaat patiëntenzorg KNO is gevestigd op de 6e verdieping van ons nieuwe hoofdgebouw. Op deze verdieping werken medewerkers van verschillende afdelingen, er zijn geen patiënten aanwezig op deze verdieping. We zitten bij elkaar in een groot kantoor met 12 werkplekken; 2 afsluitbare werkplekken voor ons call center en 10 werkplekken in de open kantoorruimte voor de backoffice werkzaamheden. Al jouw werkzaamheden vinden plaats binnen deze kantoorruimte.

Je gaat deel uitmaken van een hecht team met 18 bevlogen collega's. Samen ben je verantwoordelijk voor een optimaal resultaat met betrekking tot alle voorkomende werkzaamheden binnen het team en je levert een bijdrage aan verdere ontwikkeling van de werkprocessen. Je werkt nauw samen met je collega's en daarnaast voer je ook taken zelfstandig uit. 

Wij vinden het belangrijk dat je goed wordt ingewerkt. Je wordt stap voor stap begeleid door je collega's. Iedereen staat ervoor open om vragen te beantwoorden en neemt daar de tijd voor. Ook buiten het werk organiseert het team leuke activiteiten met elkaar. Deze activiteiten zijn vrijblijvend, als je dat leuk vindt, dan sluit je aan. 

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

Als secretarieel medewerker patiëntenzorg ben je de spil in onze organisatie. Je bent een expert in het stellen van prioriteiten, werkt gestructureerd en met uiterste nauwkeurigheid. Jouw organisatorisch kracht zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt.

Je bent in staat om moeiteloos te schakelen tussen verschillende activiteiten en je flexibiliteit en proactieve houding maken jou de persoon waar wij op kunnen bouwen. Als teamplayer ben je collegiaal, vriendelijk en altijd opgewekt, wat zorgt voor een positieve sfeer. Als er veel gebeurt in jouw werkomgeving ben jij in staat je te focussen op je eigen werkzaamheden.

Met jouw positieve instelling zie je altijd mogelijkheden en ben je sterk in persoonlijke contacten. Je hebt een scherp gevoel voor de juiste verhoudingen en het geven van constructieve feedback vind jij vanzelfsprekend.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4 en/of HBO werk-/denk niveau.
• Bij voorkeur recente en relevante werkervaring in een complexe organisatie (in de gezondheidszorg).
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.

En je beschikt over de volgende digitale vaardigheden:

• Werken met Outlook; je kunt outlook zelf optimaal inrichten (bijv. handtekening instellen, onderverdeling maken postvak In, leesvenster, groepen met contactpersonen aanmaken etc.). Je kent de handigheidjes om mails te versturen, ordenen en archiveren. Afspraakverzoeken kun je inplannen op basis van beschikbaarheid.
• Werken met Excel: je weet hoe je lijsten kunt inrichten, sorteren, filteren, zoeken/vervangen en hoe je gegevens moet optellen.
• Werken met Verkenner: je weet hoe je mappen moet aanmaken, bestanden moet opslaan, uploaden, indelen, terugvinden en zoeken.
• Werken met MS Teams.
• Nieuwe programma's vind je een uitdaging en deze maak je je snel eigen.

Mocht je na het eerste gesprek uitgenodigd worden voor de meeloopochtend, dan krijg je tijdens deze ochtend een korte opdracht. Bij deze opdracht komt een deel van bovengenoemde digitale vaardigheden aan bod. Maak je niet teveel zorgen over de opdracht, we gaan je zeker niet "het vuur aan de schenen leggen", maar we willen wel graag zien of je de basisvaardigheden bezit.

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.574 en € 3.411 (schaal 5) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• Per 1 juli 2025 stijgen de lonen met 3%.
• 176 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. 

En er is nog meer..

• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • Voor €27,05 per maand (ipv €41) 5 dagen per maand onbeperkt deelnemen aan het activiteitenaanbod en gebruikmaken van alle faciliteiten van het Radboud Sport & Cultuur.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag.

 

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 20 maart 2025. We nemen daarna snel contact met je op. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 25 maart 2025 na 15:00 uur. Fijn als je hier alvast rekening mee houdt. Wanneer je het eerste gesprek positief afrondt, volgt op 28 maart in de ochtend een meeloopmoment. Tijdens dit meeloopmoment krijg je een korte opdracht die past bij de werkzaamheden in deze functie. In deze opdracht komen jouw basisvaardigheden aan bod.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Mail dan met Dorine Robinson, manager secretariaat patiëntenzorg KNO. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.