Vacature Coördinerend secretarieel medewerker patiëntenzorg polikliniek Psychiatrie

Functie

Wil je graag een leuke functie met een diversiteit aan taken, werkzaamheden en verantwoordelijkheden? Werk je al binnen een patiëntenzorgsecretariaat en wil je graag doorgroeien? Ben jij de secretarieel medewerker die altijd het overzicht heeft en initiatief toont om verbeteringen door te voeren? Wij maken graag kennis met je!

Als secretarieel medewerker heb je een dynamische functie met een veelzijdigheid aan taken op het gebied van patiëntenadministratie. Je wordt roulerend ingezet voor verschillende taken op verschillende werkplekken, samen met een leuk team van 7 collega's.

Naast je coördinerende rol ben je ook meewerkend binnen het team van het patiëntenzorgsecretariaat. Je ondersteunt de teamleider van de secretariaten en hebt diverse taken op het gebied van Epic en kwaliteitsverbetering. Door jouw professionele optreden hierin, lever je samen met de collega's van het patiëntenzorgsecretariaat een belangrijke bijdrage aan de optimale dagelijkse gang van zaken. Dankzij jou is onze afdeling in staat om de beste persoonsgerichte zorg te verlenen!

Je werkt in principe volgens een rooster en we verwachten daarnaast een flexibele opstelling. Thuiswerken behoort in deze functie niet tot de mogelijkheden.

Verantwoordelijkheden en taken

• Agendabeheerder van de spreekuurplanning en onder andere verantwoordelijk voor een efficiënte poliplanning. Ook ben je bevoegd om poli's te openen, sluiten en te verplaatsen en beheer je de afdelingsbrede afspraaktypes en -instructies.
• Voeren van gesprekken met behandelaren over onder andere de AIOS-wissel en inrichting van een efficiënte poliplanning.
• Coördineren, optimaliseren en effectueren van poliklinische werkprocessen voor het patiëntenzorgsecretariaat op operationeel niveau.
• Implementeren en bestendigen van nieuwe, afdelings- en ziekenhuisbrede werkprocessen.
• Op basis van interpretatie van problemen neem je maatregelen bij verstoringen in het werkproces.
• Bewaken van de voortgang van de werkzaamheden en je stelt planningen bij, onderhoudt en bewaakt procedures en werkinstructies.
• Beheren en bewaken van dienst- en werkplekrooster patiëntenzorgsecretariaat.
• Contactpersoon patiëntencommunicatie (CoPa) met betrekking tot webpagina beheer, link-kaartjes, patiëntinstructies, etc.
• Begeleiden en instrueren van (nieuwe) medewerkers en stagiaires.

• Signaleren en oplossen van knelpunten, of oplossingen aandragen bij de juiste stakeholders.
• Inventariseren van behoeftes op het gebied van complex agendabeheer en adviseren op basis van deskundigheid bij het maken van keuzes in het proces.
• Op basis van rapporten administratieve werkprocessen bijstellen, uitwerken en opvolgen met het team.
• Documentbeheer voor de administratieve werkprocessen in Qportaal.
• Deelnemen aan werkgroepen binnen de eigen afdeling en ziekenhuisbrede administratieve verbeterprojecten.

• Ontvangen, begeleiden en informeren van patiënten en bezoekers op de polikliniek en kliniek.
• Maken van groeps- en combinatieafspraken met patiënten en diens zorgverleners.
• Beantwoorden van telefonische vragen van patiënten en zorgprofessionals.
• Behandelen van postverkeer via Epic, In Basket, MijnRadboud, Outlook en papieren post en bewaken van de voortgang.
• Opvragen van ontbrekende gegevens bij andere afdelingen, ziekenhuizen, huisartsen.
• Inscannen van stukken in dossiers en je bewaakt de actualiteit en volledigheid van dossiers.
• Controleren van medische correspondentie en je bent verantwoordelijk voor de afwikkeling hiervan.

Werkplek

De afdeling Psychiatrie van het Radboudumc is een academisch psychiatrisch kenniscentrum dat kennis ontwikkelt op geselecteerde gebieden van de psychiatrie, kennis toepast in vernieuwende en hoogwaardige patiëntenzorg op verschillende niveaus van complexiteit, en kennis overdraagt in opleiding en onderwijs. Onze afdeling heeft een nauwe koppeling tussen hoogwaardige en vernieuwende patiëntenzorg en wetenschappelijk onderzoek.

Wij zetten ons in voor de behandeling van en de zorg voor patiënten met psychiatrische stoornissen vanuit een biologische, psychologische en sociaal-psychiatrische gezichtspunt. Onze kentaken zijn patiëntenzorg, wetenschappelijk onderzoek, opleiding van medische specialisten, psychiaters, psychologen en verpleegkundigen, en onderwijs aan studenten van de Radboud Universiteit Nijmegen.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

Je vindt het een uitdaging om met een professionele attitude de spil te zijn binnen ons patiëntenzorgsecretariaat. Je denkt mee, maar neemt ook de ruimte voor eigen initiatief en inbreng. Door middel van een vriendelijke, open houding en door goede communicatie met collega's en patiënten, draag je bij aan het creëren van een ontspannen sfeer. Daarbij heb je een goed gevoel voor interne verhoudingen en ben je in staat om de dialoog aan te gaan met anderen.

Je hebt een proactieve houding, toont initiatief en ziet uitdagingen. Daarbij houd je overzicht, stel je prioriteiten en ben je in staat om tijdig te signaleren. Je bent betrokken en voelt je verantwoordelijk voor de optimale inrichting van de werkzaamheden die hieraan verbonden zijn. Jouw houding is oplossingsgericht, flexibel en besluitvaardig. Snel schakelen gaat jou goed af en je bent stressbestendig. Daarbij ben je in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken. Je beschikt over goede contactuele en communicatieve vaardigheden.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Minimaal een afgeronde mbo niveau 4 opleiding in een secretariële richting.
• Bij voorkeur 2 jaar of langer recente werkervaring in een soortgelijke functie.
• Bij voorkeur heb je al ervaring met het administratieve patiëntenzorgproces in Epic.
• Je kan goed overweg met het Microsoft Office-pakket, waaronder Word, Excel en Microsoft Teams, en je leert nieuwe systemen makkelijk aan.

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.599 en € 3.571 (schaal 6) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 176 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. 

En er is nog meer..

• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • Voor €27,05 per maand (ipv €41) 5 dagen per maand onbeperkt deelnemen aan het activiteitenaanbod en gebruikmaken van alle faciliteiten van het Radboud Sport & Cultuur.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 17 maart 2025. We nemen daarna snel contact met je op. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 18 en 25 maart 2025. Fijn als je hier alvast rekening mee houdt.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel, Whatsapp of mail dan met Maaike van Sonsbeek, teamleider patiëntenzorgsecretariaat psychiatrie via 06 50 00 84 24. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.