Vacature Secretaresse bedrijfsondersteuning faciliteit OK

Functie

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor het bieden van secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning voor de faciliteit OK. Deze rol biedt een dagelijkse dosis variatie en uitdaging, waarbij je snel moet kunnen schakelen en waarbij geen dag hetzelfde is. Samen met je collega's ben je de spil van de faciliteit OK. Ben jij die enthousiaste en betrouwbare secretaresse met proactieve werkhouding die wij zoeken? Dan maken wij graag kennis met jou!

Jouw werkzaamheden zijn erg gevarieerd. Zo zorg je voor efficiënt beheer van complexe agenda's en coördineer je veelomvattende afspraken. Je notuleert niet alleen vergaderingen, maar volgt ook de actiepunten op. Voor interne en externe contacten ben jij het eerste aanspreekpunt. Je werkt nauw samen met je collega's om de faciliteit te ontzorgen en te ondersteunen op een hoog kwaliteitsniveau.

Overige taken en verantwoordelijkheden 

• Het organiseren en re-organiseren van back- en front-office taken.
• Front-office taken zoals het verwelkomen van gasten en telefoonbeantwoording.
• Het coördineren en delegeren van inkomende taken.
• Organisatie en voorbereiding van interne en externe (netwerk) bijeenkomsten in een veeleisende omgeving.
• Fungeren als centrale vraagbaak via telefoon en e-mail.
• Ondersteuning bij HR-gerelateerde werkzaamheden, waaronder aanstellingsformulieren, autorisaties en urenregistratie.
• Ondersteuning bij afdelingsbrede projecten en beheer/opzet van de afdelingswebsite/teams omgeving. 

Werkplek

Je gaat aan de slag binnen het secretariaat van de faciliteit OK, dat óok onderdeel is van het Bedrijfsbureau (BB) van het Centrum voor Acute en Intensieve Zorg (A&I). Je werkt hierbij samen met 2 andere collega's en samen draag je zorg voor de secretariele, administratieve en organisatorische ondersteuning van de faciliteit OK.

Het Bedrijfsbureau speelt een cruciale rol in de bedrijfsvoering van alle faciliteiten binnen het Centrum A&I. Binnen het Bedrijfsbureau houden we ons bezig met de volgende thema's:

• ICT/Medische Technologie.
• Kwaliteit & Veiligheid.
• HR/Financiën.
• Stuurinformatie.
• Capaciteit & Planning.
• Secretariaten.

In totaal werken er ongeveer 75 collegas binnen het Bedrijfsbureau, verdeeld over 4 subteams. Het Centrum voor Acute en Intensieve Zorg focust zich op de optimale zorg voor patiënten die acuut ziek zijn of die hoog technologische, intensieve zorg en invasieve interventies nodig hebben. We zorgen ervoor dat alle processen rondom patiëntenzorg, opleiding, onderwijs en onderzoek perfect op elkaar zijn afgestemd. Daarnaast vervult het centrum een faciliterende rol binnen het Radboudumc en in ons academisch medisch netwerk.

Binnen het Centrum A&I vallen diverse faciliteiten, waaronder:
Intensive Care (IC).
Operatiekamers (OK).
Spoedeisende Hulp (SEH). 
Acute Opname Afdeling (AOA).
Mobiel Medisch Team (MMT).
Pijn en Palliatieve Zorg (PiPa).

In ons centrum werk je in een dynamische en innovatieve omgeving waar patiëntenzorg, samenwerking en ontwikkeling centraal staan.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

Je bent een gepassioneerde en ervaren secretaresse, die gedreven is om de operationeel leidinggevenden, tactisch leidinggevenden en het klinisch kernteam van de operatiekamers te ondersteunen. Je valt op door je positieve instelling, proactieve aanpak en de manier waarop je met uitdagingen omgaat.

Als secretaresse beschik je over doortastendheid en vasthoudendheid. Het beheren van complexe taken gaat jou goed af, je kunt snel schakelen en prioriteiten stellen in een steeds veranderende omgeving. Jouw organisatiesensitiviteit is een waardevolle troef in onze dynamische, acute en complexe omgeving.

Jij bent vriendelijk en je straalt zelfvertrouwen uit. Bovendien ben je in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken. Je wordt gekenmerkt door je toegankelijkheid, proactiviteit, flexibiliteit en focus op resultaten. Jouw aansprekende communicatiestijl is duidelijk, effectief en open. Daarnaast werk je secuur en gestructureerd en haal je plezier en energie uit het optimaal ondersteunen van de organisatie.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een ruime werkervaring in een soortgelijke functie binnen een veeleisende en dynamische werkomgeving.
• Sterke mondelingen en schriftelijke communicatieve vaardigheden in de Nederlandse taal.
• Uitmuntende organisatorische vaardigheden, met de capaciteit om effectief te presteren in een voortdurend veranderende omgeving.
• Bedrevenheid in MS Office en gerelateerde multimedia-tools, waaronder Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams. 

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.599 en € 3.571 (schaal 6) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 176 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. 

En er is nog meer..

• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • Voor €27,05 per maand (ipv €41) 5 dagen per maand onbeperkt deelnemen aan het activiteitenaanbod en gebruikmaken van alle faciliteiten van het Radboud Sport & Cultuur.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 17 maart 2025. We nemen daarna snel contact met je op. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 24 maart 2025. Fijn als je hier alvast rekening mee houdt.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Be of Whatsapp dan met Mieke Meulendijks, tactisch manager OK via 06 21 00 03 14 of met Danielle Stuijvenberg, bedrijfskundig manager CAIZ via 06 81 14 66 69.