Vacature Teamleider planbureau en stafsecretariaat Interne Geneeskunde

Functie

Ben jij een hands-on leidinggevende met een passie voor de zorg, organisatie en ondersteuning? Vind je het een uitdaging om leiding te geven en je leiderschapsstijl aan te passen aan verschillende omstandigheden? Wil je verantwoordelijk zijn voor de bezetting, financiën en kwaliteit van het werk en daarbij een belangrijke ondersteuning vormen van ons afdelingsmanagement? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wie stuur je aan? 
Als meewerkend teamleider stuur je het planbureau en stafsecretariaat aan, de teams die de ondersteunende ruggengraat van onze afdeling vormen. De taken van deze teams zijn divers en uitdagend:

• Gastvrije ontvangst: Zorgdragen voor een warm welkom voor bezoekers.
• Complexe roostering: Het opstellen en beheren van roosters.
• Facilitaire ondersteuning: Van het regelen van vergaderruimtes met lunch tot het coördineren van interne verhuistrajecten.
• Directieondersteuning: Op termijn wordt hier de ondersteuning van de directie van het Centrum voor Ontsteking, Infectie en Afweer aan toegevoegd, zijnde complex agendabeheer, HR-taken, en notuleren van vergaderingen.

Wat ga je doen?
De medewerkers van genoemde teams ga je coachen, begeleiden en ontwikkelen, zowel dagdagelijks als op de langere termijn (o.a. door middel van jaargesprekken). Daarnaast coördineer en begeleid je de onderlinge samenwerking binnen en tussen de teams. Je hebt daarbij altijd oog voor de ontwikkelingen binnen het werkdomein. Daar waar je kansen of mogelijkheden voor verbeteringen ziet, kom je met plannen, zoals voor het optimaliseren van de werkprocessen.

Overige taken en verantwoordelijkheden:

• Het verzorgen van overige personele, organisatorische en financiële aangelegenheden.
• Het verzorgen van planning en verdeling van werkzaamheden, bewaken van voortgang en kwaliteit. Je zorgt hierbij voor de benodigde randvoorwaarden voor de teams en zet je netwerk in binnen en buiten de afdeling om ze daarbij te faciliteren.
• Zorgdragen voor het tot stand komen van gewenste resultaten.
• Verrichten van (complexe) uitvoerende werkzaamheden.
• Rapporteren over voortgang aan het management.

Werkplek

De afdeling Interne Geneeskunde (AIG) van het Radboudumc is een bruisende en veelzijdige werkomgeving, gericht op vijf belangrijke pijlers: acute geneeskunde, infectieziekten, diabetes, vasculaire geneeskunde en endocriene ziekten. Hier werk je samen met een divers team van artsen, verpleegkundig specialisten, onderzoekers, studenten, artsen in opleiding, docenten, verpleegkundigen en ondersteunend personeel. Dit zorgt voor een dynamische en inspirerende werkomgeving waar je dagelijks met veel verschillende collega’s in contact komt.

Het Planbureau en Stafsecretariaat
Het planbureau bestaat uit drie planners en een management assistent. Dit team is verantwoordelijk voor de roostering van:

• Medisch specialisten.
• Artsen in opleiding.
• Verpleegkundigen.
• Co-assistenten.

Het stafsecretariaat bestaat uit een onderwijscoördinator, een opleidingscoördinator en vijf management assistenten. Dit team ondersteunt:

• De afdelingsleiding en stafleden.
• Artsen in hun rol als docent en opleider.
• Andere collega’s, zoals artsen in opleiding, onderzoekers en gasten

De werkzaamheden van het stafsecretariaat variëren en omvatten:

• Organisatie en administratie
• Onderwijs- en opleidingsondersteuning.
• Complex agendabeheer.
• Bedrijfsvoering.
• HR-zaken.
• Facilitaire zaken.
• Het beheren van de afdelingsteamsite.
• Het verzorgen van een gastvrije ontvangst

Ondersteuning van de Directie
De ondersteuning van de directie van het Centrum voor Ontsteking, Infectie en Afweer is ondergebracht bij het stafsecretariaat. De directie is gehuisvest op de staflaag, wat zorgt voor korte lijnen en directe communicatie.

Jouw Werkplek
Als leidinggevende van deze teams leg je verantwoording af aan de manager bedrijfsvoering van de afdeling AIG. Je werkplek bevindt zich op de bovenste etage van de nieuwbouw van het Radboudumc, met een prachtig uitzicht over Nijmegen. Collega’s maken graag een lunchwandeling over de campus, wat bijdraagt aan een prettige en ontspannen werksfeer.

Waarom werken bij ons?​​​​​​
We bieden je een dynamische en veelzijdige werkomgeving met een prachtige werkplek met uitzicht over Nijmegen. Daarnaast mag je samenwerken met een divers en enthousiast team en is er ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

Je hebt sterke leidinggevende vaardigheden en bent in staat om medewerkers te coachen, begeleiden en ondersteunen. Je bent veranderkrachtig en hebt oog voor hoe je medewerkers en management kunt faciliteren en ondersteunen. Daarbij heb je ook oog voor het organisatorische en zakelijk belang van de afdeling en het Radboudumc.

Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden (open en eerlijk) en kunt goed samenwerken met verschillende disciplines en afdelingen. Daarbij ben je betrokken, zichtbaar en je zorgt voor een veilige en prettige werkomgeving. In het regelen van zaken en motiveren heb jij plezier en je hanteert een hoge standaard voor jezelf.

Je bent pro-actief en doortastend in diverse situaties. Daarbij kun je prioriteiten stellen en heb je een  dienstverlenende attitude. Tussen de verschillende aandachtsgebieden kun je flexibel schakelen. Je wil graag werken in een dynamische omgeving en bent stressbestendig.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Afgeronde mbo-opleiding tot (directie)secretaresse of managementassistent.
• Bij voorkeur aangevuld met een relevante hbo-opleiding voor leidinggevende of coördinerende functies.
• Werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Ervaring in de aansturing van secretariaten in een complexe werkomgeving is een pré.
• Kennis van het MS Office pakket.
• Goede schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheden in zowel Nederlands als Engels.
• Ervaring met en sterk in plannen en organiseren.
• Affiniteit en ervaring met bedrijfsinformatieve data.
• Integer en zorgvuldigheid met vertrouwelijke informatie.

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.330 en € 4.429 (schaal 8) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 176 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. 

En er is nog meer..

• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • Voor €27,05 per maand (ipv €41) 5 dagen per maand onbeperkt deelnemen aan het activiteitenaanbod en gebruikmaken van alle faciliteiten van het Radboud Sport & Cultuur.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 6 januari 2025. We nemen daarna snel contact met je op. De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats op vrijdag 10 januari 2025. Fijn als je hier alvast rekening mee houdt. Een assessment maakt mogelijk onderdeel uit van deze sollicitatieprocedure.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel of Whatsapp dan met Chantal Doedens-Korsten, manager bedrijfsbureau via 06 50 00 84 95. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.