Vacature Managementassistent Secretaris Raad van Bestuur en Raad van Toezicht

Functie

Als managementassistent ben je als rechterhand van de secretaris van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht, verantwoordelijk voor de coördinerende, secretariële en inhoudelijke ondersteuning. Door jouw scherpte en vermogen om te anticiperen en mee te denken zorg je voor optimale ondersteuning van de secretaris, zodat hij zich maximaal kan richten op zijn taken als secretaris en hoofd van de onder hem vallende afdelingen. Ben jij klaar voor deze dynamische en verantwoordelijke rol? Kom dan het verschil maken als managementassistent!

Als managementassistent ben je uitstekend in staat signalen en verschillende situaties te interpreteren en hier proactief naar te handelen. Je vervult een belangrijke verbindende rol naar de diverse (staf)afdelingen en zorgt voor een laagdrempelige en open communicatie. Als eerste aanspreekpunt handel je zoveel mogelijk vragen zelfstandig af. 

Taken en verantwoordelijkheden 

• Agendabeheer in brede zin, waarbij de afspraak zoveel als mogelijk wordt voorbereid zowel inhoudelijk als secretarieel.
• Bieden van vergaderondersteuning aan in- en externe vergaderingen/besprekingen op organisatorisch, administratief alsook inhoudelijk gebied. Indien gevraagd notuleer je vergaderingen/besprekingen en bewaak je de voortgang en afwerking van actiepunten.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen van onder andere de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht.
• Maken en bewaken van (jaar- en week-)planningen voor de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht (en andere gremia en commissies en activiteiten). Je communiceert en stemt hierover af met betrokkenen.
• Zelfstandig opstellen, redigeren en afhandelen van correspondentie.
• Beheer intranetsite.
• Opstarten, voorbereiden en bewaken jaarlijkse commissies/rapportages (toekenning prijzen, jaardocument, etc.).
• Lezen, beheren en archiveren van onderdelen van de mailbox van de secretaris.
• Signaleren van knelpunten in processen en voorstellen doen voor verbetering.
• Samenwerken en waar nodig waarnemen voor de bestuursassistenten die de leden Raad van Bestuur ondersteunen.
• Secretariële ondersteuning voor de Raad van Toezicht in brede zin, zoals: 
  • organiseren van bijeenkomsten.
  • maken van de jaarplanning.
  • verzamelen van vergaderstukken.
  • uitnodigen van gasten.
  • reserveren van vergaderruimten en catering.
  • regelen van hotelovernachtingen.
  • verzorgen van correspondentie en het inhoudelijk voorbereiden van voortgangsrapportages in overleg met de secretaris.
  • notuleren van vergaderingen.
  • bieden van ondersteuning op HR-gebied, met name bij nieuwe aanstellingen.
  • fungeren als ICT-contactpersoon.
  • voorbereiden van de bezoldiging. 
  • archiveren van documenten.

Werkplek

Als managementassistent ben je werkzaam binnen de afdeling Bestuurlijke- en Juridische Zaken, direct vallend onder de Raad van Bestuur. De Secretaris van de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht geeft leiding aan deze afdeling. De afdeling Bestuurlijke- en Juridische Zaken bestaat uit vijf subafdelingen: Juridische Zaken, het bestuurssecretariaat, Documentaire Informatievoorziening & Automatisering, de Vertrouwenspersonen en METC/CMO.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

We zijn er voor iedereen
Wist je dat het Radboudumc tot de meest inclusieve organisaties ter wereld behoort? We staan op plek 52 in de internationale ranking van Financial Times. Daarmee zijn we de hoogst genoteerde gezondheidsorganisatie van Nederland. We streven naar een goede (gender)balans in alle functies. En je krijgt de kans je unieke persoonlijkheid en talenten in te zetten. Dus wie jij ook bent, je bent welkom!

Profiel

Je bent een managementassistent met een goed gevoel voor bestuurlijke en functionele verhoudingen. Jij bent stressbestendig, open, eerlijk en doortastend, en beschikt over een goed probleemoplossend vermogen. Tactvol blijven is voor jou vanzelfsprekend. Daarnaast ben je flexibel inzetbaar en pas je perfect bij de kerncompetenties van het Radboudumc, namelijk veranderingsvermogen, bezieling, organisatiesensitiviteit en interpersoonlijke sensitiviteit. Als stevige persoonlijkheid met een gevoel voor humor, voel je je helemaal thuis in ons team. Je herkent jezelf volledig in onze kernwaarden: betrokken zijn, excelleren en samenwerken.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een afgeronde Directiesecretaresse of Managementassistenten opleiding.
• Minimaal 5 jaar recente werkervaring in een complexe organisatie in een soortgelijke functie op een vergelijkbaar niveau.
• Veel ervaring met het MS Office pakket. Ervaring met iBabs, Sharepoint en Apple devices zijn een pre.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse en Engelse taal.
• Ervaring met notuleren en je vindt dat leuk om te doen. 

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.330 en € 4.429 (schaal 8) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week) en afhankelijk van de situatie, aangevuld met een arbeidsmarkttoelage. Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, indien van toepassing op de functie, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende cursussen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • 40% korting op een sportabonnement van het Radboud Sportcentrum.
  • healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt
  • financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
  • Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan advies en trainingen over ‘Millennialdilemma’s’ tot ‘Je loopbaan na je 57ste’). Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness én mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• 168 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. Wil je meer vakantie? Je kunt extra vakantie-uren kopen met je eindejaarsuitkering.
• 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald.
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie.
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten via ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden en een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag.

En dat is nog lang niet alles! 
Wat dacht je van voorrang bij kinderopvang Heyendael op de Radboud-campus? Korting in ons restaurant, waar we gezonde en duurzaam geproduceerde voeding serveren? En ons Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden, waarmee je voorwaarden tegen elkaar kunt uitwisselen zodat ze nog beter bij je passen.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 10 juli 2024. We nemen daarna snel contact met je op. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 15 juli 2024. Fijn als je hier alvast rekening mee houdt. Een assessment maakt mogelijk onderdeel uit van deze sollicitatieprocedure.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel of mail dan met Robert Koning, secretaris Raad van Bestuur en Raad van Toezicht via (024) 365 56 40. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.