Na een positief oordeel

Start van je onderzoek

Binnen twee jaar na afgifte van het positieve oordeel van de METC Oost-Nederland moet u starten met uw onderzoek. Informeer de METC Oost-Nederland digitaal over de definitieve startdatum. Wij zullen uw melding verwerken in ToetsingOnline.

Deze melding wordt door de METC Oost-Nederland ter kennisneming aangenomen. Mocht de METC Oost-Nederland vragen hebben, dan ontvangt u daarvan bericht.

Officiële startdatum

De startdatum van een onderzoek is de datum waarop de eerste proefpersoon deelneemt aan het onderzoek. Het werven van proefpersonen wordt niet gezien als start van het onderzoek, maar mag pas gebeuren ná afgifte van het positieve oordeel.

Verlenging positief oordeel

Start u niet binnen twee jaar na afgifte van het positieve oordeel? Dan vervalt het positieve oordeel. Wanneer u toch nog wilt starten met het onderzoek, kunt u digitaal een verzoek om verlenging van het positief oordeel indienen. Hierin kunt u uitleggen wat de reden is van de vertraagde start en verantwoorden waarom het onderzoek nog actueel is, gezien de huidige stand van zaken binnen de medische wetenschap op dit terrein.

Onderzoeks­contract

Als voor uw onderzoek een contract (een schriftelijke overeenkomst tussen de bij de financiering, opzet of uitvoering van het onderzoek betrokken partijen) is afgesloten, dan is het contract onderdeel van het onderzoeksdossier. Het contract staat dan vermeld in het positieve oordeel van de METC Oost-Nederland.  Als dit contract nog een ongetekende versie betreft, moet u eerst de getekende versie bij de METC Oost-Nederland indienen alvorens u mag starten met het onderzoek. Het getekende exemplaar van het onderzoekscontract moet hetzelfde kenmerk en versienummer hebben als het ongetekende, reeds goedgekeurde contract. Bij het getekende onderzoekscontract moet een begeleidende aanbiedingsbrief worden gevoegd waarin wordt vermeld of er wel of geen wijziging is aangebracht in het contract ten opzichte van het ongetekende, goedgekeurde exemplaar. Omdat de commissie in het onderzoekscontract alleen de paragrafen ‘voortijdige beëindiging’ en ‘publicatiebeleid’ beoordeelt, hoeft zij alleen over wijzigingen in die paragrafen te worden geïnformeerd. Als er geen wijzigingen in het onderzoekscontract zijn aangebracht neemt de commissie het getekende contract ter kennisneming aan en kan er met het onderzoek worden gestart. Als er wel wijzigingen in het onderzoekscontract zijn aangebracht (in de twee genoemde paragrafen), dan zal de commissie de wijzigingen beoordelen en kan er pas na goedkeuring van het gewijzigde contact worden gestart met het onderzoek.

Amendement

Amendement indienen

Wilt u het onderzoek tussentijds wijzigen, dan moet u vooraf het amendement ter beoordeling aan de METC Oost-Nederland voorleggen. Een administratieve wijziging wordt niet gezien als amendement. De documenten voor een amendement moet u digitaal indienen (zie instructie):

• beschrijving van de wijziging(en); 
• bij meer dan één wijziging: een samenvatting van de wijzigingen; 
• reden(en) voor de wijziging(en);
• beschrijving van de gevolgen van de wijziging(en) voor de proefpersonen;
• gewijzigde onderzoeksdocumenten met daarin gemarkeerd wat er gewijzigd is d.m.v. track-changes 
• nieuwe versie van het ABR-formulier waarin de wijzigingen zijn verwerkt

Amendement of een nieuw onderzoek?

Voordat de METC Oost-Nederland een amendement inhoudelijk beoordeelt, stelt de commissie vast of het amendement als zodanig kan worden aangemerkt. De volgende wijzigingen vallen in principe niet onder de noemer amendement:

• U hebt een nieuwe onderzoeksvraag geformuleerd. 
• U stelt voor meer proefpersonen in het onderzoek te betrekken dan oorspronkelijk gepland. Alleen wanneer u het aantal proefpersonen uit wilt breiden ter correctie van een statistische fout is er wél sprake van een amendement.

Als we uw wijzigingsverzoek niet als amendement kunnen aanmerken, moet u een nieuw onderzoek indienen. Wij informeren u hierover. 

Onderzoek uitvoeren in nieuw centrum

Wilt u uw onderzoek uitvoeren in een extra centrum, dan kunt u dit digitaal als amendement indienen (uploaden in bestaande dossier in CMO-Online). De commissie ontvangt dan graag een aanbiedingsbrief met onderzoeksverklaring of VGO deel A van de lokale onderzoeker uit het betreffende centrum, inclusief CV van de onderzoeker die op de onderzoeksverklaring of VGO genoemd staat.

Beoordeling amendement

Amendementen worden doorgaans beoordeeld in een klein comité. Een ingrijpend amendement bespreekt de METC Oost-Nederland in een reguliere vergadering. Is dat het geval, dan informeren we u daarover. Vaak heeft de commissie vragen of opmerkingen over het amendement voordat zij een positief of negatief besluit afgeeft over het amendement. 

Nieuwe verzekeringscertificaten

Zodra er nieuwe verzekeringscertificaten worden geüpload, wordt deze melding door de METC Oost-Nederland ter kennisneming aangenomen.

Indien u binnen 4 weken geen bericht ontvangt, dan heeft de METC Oost-Nederland   geen vragen en zijn de betreffende certificaten ter kennisneming toegevoegd aan het dossier.

Protocol­violations

Substantiële protocolviolations dienen aan de commissie gemeld te worden. Van een substantiële protocolviolation is in ieder geval sprake in de volgende gevallen:

• afwijkingen van de in- en exclusiecriteria;
• afwijkingen in de werving van proefpersonen en/of informatie aan proefpersonen en/of toestemmingsprocedure;
• de onderzoekshandelingen zijn niet conform het protocol uitgevoerd waardoor de proefpersoon meer is belast en/of aan meer risico’s is blootgesteld;
• de onderzoekshandelingen zijn niet conform het protocol uitgevoerd waardoor een proefpersoon moet uitvallen en/of de verkregen gegevens van deze proefpersoon niet meer bijdragen aan de beantwoording van de onderzoeksvraag.

De METC Oost-Nederland ziet graag een toelichting bij de protocolviolation met mogelijke verklaring voor het optreden ervan met tevens hierbij beschreven welke maatregelen worden getroffen om herhaling van de protocolviolation te voorkomen. 

Bijwerkingen en veiligheids­rapportages

• Individuele rapportages bij voorkeur via ToetsingOnline indienen.
• Indien rapportages via de digitale portal van de commissie worden ingediend en u binnen 2 weken geen bericht ontvangt, dan heeft de METC Oost-Nederland geen vragen en is de betreffende rapportage ter kennisneming toegevoegd aan het dossier.

SUSARs

SUSAR is de afkorting van Suspected Unexpected Serious Adverse Reaction. In het Nederlands betekent dit een vermoeden van een onverwachte ernstige bijwerking. Kijk voor een definitie van SUSAR met nadere toelichting op de website van de CCMO.

Bij de METC Oost-Nederland moet u alle SUSARs melden die optreden in het onderzoek dat door de METC Oost-Nederland is beoordeeld. Ook moet u SUSARs melden die zijn opgetreden in ander onderzoek met hetzelfde onderzoeksmiddel en die gevolgen kunnen hebben voor de veiligheid van de proefpersonen die deelnemen aan het door de METC Oost-Nederland beoordeelde onderzoek. 

De verrichter van het onderzoek moet SUSARs binnen 15 dagen na het optreden van de SUSAR digitaal aan de METC Oost-Nederland melden (zie instructie). Hierbij moet gerapporteerd worden hoe groot de kans is dat er tussen de SUSAR en het geneesmiddel een verband bestaat. Ook moet de verrichter van het onderzoek motiveren wat de consequenties van de SUSAR moeten zijn voor de uitvoering van het onderzoek. Als de verrichter geen firma is (zelf geïnitieerd onderzoek), moeten SUSARs via ToetsingOnline worden gemeld. De melding komt dan direct bij alle toepasselijke instanties.

Een SUSAR die dodelijk is of levensgevaar oplevert, moet binnen 7 dagen worden gemeld.

Halfjaarrapportage

Elk half jaar moet u een overzichtslijst van SUSARs indienen (de zogenaamde line-listing). Hierin vermeldt u alle SUSARs van het onderzoeksgeneesmiddel die zijn voorgevallen sinds de laatste update van de IB of SPC-tekst. Zorg dat dit overzicht voldoet aan de volgende voorwaarden:

• categorisering naar de aard van de SUSAR;
• duidelijk welke SUSARs al eerder gemeld zijn bij de METC Oost-Nederland;
• voorzien van een gemotiveerde evaluatie van het oorzakelijk verband tussen de SUSARs en het betreffende geneesmiddel; 
• voorzien van een gemotiveerde evaluatie van de gevolgen die de SUSARs moeten hebben voor de uitvoering van het onderzoek.

Jaarrapportage

Jaarlijks moet u een veiligheidsrapportage over het geneesmiddel van het onderzoek indienen bestaande uit:

• Een lijst van alle vermoedens (onverwacht en verwacht) van ernstige bijwerkingen samen met een geaggregeerde, samenvattende tabel van alle gerapporteerde ernstige bijwerkingen, geordend naar orgaansysteem per onderzoek.
• Een rapport over de veiligheid van de proefpersoon, bestaande uit een volledige veiligheidsanalyse en een evaluatie van de balans tussen de werkzaamheid en de schadelijkheid van het onderzoeksgeneesmiddel. Ook moet u daarin antwoorden op de vraag of het vermoeden bestaat dat er beduidend meer verwachte ernstige bijwerkingen zijn opgetreden dan was voorzien.

SAEs

SAE is de afkorting van Serious Adverse Event. In het Nederlands betekent dit een ernstig ongewenst voorval. Een definitie van SAE met nadere toelichting vindt u op de website van de CCMO. Treden er SAEs op in uw onderzoek, dan moet u de METC Oost-Nederland daarover in de regel altijd direct informeren. Op deze regel zijn uitzonderingen mogelijk die dan in het protocol beschreven moeten zijn (zie website CCMO).

Ook wanneer het onderzoek noemenswaardig ongunstiger verloopt voor proefpersonen dan in het onderzoeksprotocol is voorzien moet u de METC Oost-Nederland informeren. Meer informatie over verplicht rapporteren van onder andere adverse events vindt u op de website van de CCMO.

DSMB-rapportage

Een DSMB is een Data and Safety Monitoring Board (DSMB) (veiligheidscommissie). Wanneer een DSMB adviseert om een onderzoek te wijzigen of te stoppen, moet dit advies altijd digitaal worden aangeleverd bij de METC Oost-Nederland. Ongeacht of dit advies wordt opgevolgd of niet.

Als het advies van de DSMB niet wordt opgevolgd ontvangt de METC Oost-Nederland graag de argumentatie hiervoor tegemoet.

Voortgangs­rapportage

Een keer per jaar moet u een voortgangsrapportage bij de METC Oost-Nederland indienen, tenzij in het positieve oordeel is vermeld dat dit frequenter moet. De eerste rapportage moet u één jaar na start van het onderzoek digitaal aanleveren (zie instructie). Aan de hand van de voortgangsrapportages beoordeelt de METC Oost-Nederland of het onderzoek en met name de inclusie volgens plan verloopt. Deze melding wordt door de METC Oost-Nederland ter kennisneming aangenomen. Mocht de METC Oost-Nederland vragen hebben, dan ontvangt u daarvan binnen 4 weken bericht.

Wordt de jaarlijkse voortgangsrapportage niet aangeleverd dan is de METC Oost-Nederland genoodzaakt het onderzoek on-hold te zetten, omdat zij er dan niet zeker van kan zijn dat het onderzoek probleemloos verloopt. Dat betekent dat de inclusie (en in sommige gevallen het gehele onderzoek) moet worden gestaakt totdat de voortgangsrapportage is ingediend en beoordeeld. U ontvangt bericht als een onderzoek on-hold moet worden gezet (en uiteraard ook als het weer kan worden hervat).

Afsluiting van het onderzoek

De definitieve einddatum van het onderzoek (laatste meting bij laatste proefpersoon) moet u binnen 90 dagen na de einddatum melden bij de METC Oost-Nederland. Wanneer u het onderzoek voortijdig beëindigt, moet u dit binnen 15 dagen melden en aangeven wat de reden(en) is (zijn) voor beëindiging. Wij vragen u daarbij het meldingsformulier beëindiging studie in te vullen en digitaal in te dienen (zie instructie).

Verder wordt u verzocht binnen 12 maanden na de (voortijdige) sluitdatum een verslag van de resultaten te uploaden, bij voorkeur in de vorm van een manuscript/publicatie.