ICT, huisvesting en bedrijfsvoering

Van verpleegstersflat tot studentenhuis

In 1957 startte de bouw van het Transitorium, de door Jan van der Laan en Pieter Dijksma ontworpen verpleegstersflat op ons terrein. ‘Verpleegsters’ in opleiding Carleen Loeff-van Lennep en Oda Terwindt kwamen er in 1964 wonen. ‘Met 18 jaargenoten op een gang, met ieder een eigen kamertje, waarin nét ons bed, een kast, wastafel en een bureautje pasten. Per gang deelden we een keukentje, douche en telefooncel. ’s Ochtends en ’s avonds aten we een boterham in het restaurant, als lunch kregen we een warme maaltijd.’ Het was een andere tijd, met een heuse avondklok voor de dames (om 22 uur thuis, eens per week om 23 uur, tenzij nachtdienst) en ook moest (mannelijk) bezoek zich melden bij de portier. Na verloop van tijd verdween de functie van ‘verpleegstersflat’, en werd de ruimte gebruikt als werkplek voor bijvoorbeeld de Financiële Administratie en HR. In 2019 nam SSH& (Stichting Studentenhuisvesting) het gebouw over, en met een investering van € 500.000 van Provincie Gelderland is het compleet gerenoveerd en verduurzaamd. Er zijn nu 159 studentenwoningen in het geïsoleerde pand, de daken krijgen zonnepanelen en de verwarming wordt (op termijn) gekoppeld aan de warmte-koudeopslaginstallatie van het Radboudumc. Eind februari 2021 kregen de eersten van de 159 studenten de sleutel van hun kamer in het gebouw met de nieuwe naam: Nestor.

600 nieuwe bedden

Begin november 2021 stonden er 600 fonkelnieuwe bedden op onze verpleegafdelingen. Vanaf oktober gingen de oude geleidelijk de deur uit. ‘Een groep deskundigen op het gebied van arbo, bouw, logistiek, infectiepreventie, milieu en medische techniek, maar vooral zorgmedewerkers én patiënten hebben over de wensen en eisen meegedacht. In een voortraject van bijna 3 jaar’, vertelt Wessel Kosters, projectmedewerker Logistiek. Samen met projectleider Bram Kurstjens heeft hij deze kar getrokken. Trots vertelt hij wat het resultaat is. ‘Het nieuwe bed is licht, wendbaar en makkelijk te duwen. Er zit een rem- en stuurwielpedaal op elke hoek, dat scheelt voor zorgmedewerkers een hoop geloop om het bed. Je kunt het bed eenvoudig tot 2,30 meter verlengen, 10 cm langer dan voorheen. Extra bedieningspanelen zijn in de bedhekken verwerkt, de afstandsbediening is niet altijd meer nodig.’ Ook is er rekening gehouden met valpreventie. ‘Je kunt het bed heel laag zetten en er klinkt een piep als het bed niet op de rem staat.’ Kortom: zowel voor patiënten als collega’s is het bed beter. Hoewel patiënten, voor hun herstel, beter zoveel mogelijk uit bed kunnen blijven! De oude bedden krijgen een nieuwe bestemming buiten Nederland. Een klein aantal bedden gaat voor onderwijs naar het ROC Nijmegen.

Kerncijfers financiën

Bekijk alle kerncijfers 2021 van het Radboudumc

Financiën

Het Radboudumc heeft over 2021 een resultaat van 9,9 miljoen euro geboekt (op basis van de enkelvoudige jaarrekening): een rendement van 0,8%. Over 2020 bedroeg het rendement 0,2% (€ 3,0 miljoen).

De stijging ten opzichte van 2020 wordt met name verklaard door lagere afschrijvingskosten. Dit is een tijdelijk effect door de overgangsfase van oudbouw naar nieuwbouw. Als de nieuwbouw medio 2022 in gebruik wordt genomen, zullen de afschrijvingskosten weer toenemen.

De solvabiliteit bedraagt 26,8% per 31 december 2021 (op basis van de enkelvoudige jaarrekening). Dit is voldoende buffer om risico’s mee op te kunnen vangen. Het Radboudumc stuurt op een solvabiliteit tussen 25% en 35%, afhankelijk van een risico-inschatting die periodiek op bestuurlijk niveau wordt gemaakt.

Risicomanagement

In 2021 heeft de Raad van Bestuur verder ingezet op de verrijking van het strategisch risicomanagement. Het doel is de risico’s en de ambities van het Radboudumc in meer samenhang te kunnen volgen. Om dit te kunnen, hebben we de strategierealisatie verder geconcretiseerd door:

• de programmastructuur van Fit for the Future aan te passen en de tijdlijn voor implementatie te wijzigen en;
• de strategie meer focus te geven in zes thema’s 

Naast de risico’s in onze kernactiviteiten zorg, onderzoek en onderwijs, zijn er strategische risico’s gedefinieerd die randvoorwaardelijk zijn aan het realiseren van onze strategie. Specifieke risico’s die bijvoorbeeld zijn benoemd:

• Professional & cultural fit van onze organisatie, waarin onder andere door verschillende programma's (zoals die op het gebied van leiderschap en vitaliteit) en gericht verzuimbeleid de ‘veerkracht’ van onze medewerkers wordt gestuurd en de omvang en de samenstelling van onze professionele capaciteit bestendig wordt gemaakt voor de toekomst.
• Sterke cybersecurity, waarin onder andere de veiligheid van onze datastromen wordt beheerd en onze datavoorziening continu betrouwbaar blijft.
• Financieel gezonde bedrijfsvoering, waarbij wij de interne en externe ontwikkelingen beschouwen en, conform hetgeen is afgesproken tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht, een risicopercentage vaststellen voor de noodzakelijke solvabiliteit (ondergrens plus risico-opslag).

Voor 2021 is, gezien de onzekerheid van een deel van de regeling, een voorzichtige benadering gekozen van de omvang voor de vergoeding van de COVID-gerelateerde kosten. Verder geven verschillende externe onzekerheden aanleiding om strak te sturen op onze productie in relatie tot afspraken met de zorgverzekeraars en andere financiers van kerntaken. Dit is nodig om de begroting 2022 volgens plan te realiseren. Om deze reden wordt het programma Space versneld ingezet. Dit programma heeft als doel ruimte te creëren om nu en in de toekomst middelen voor investeringen in kwaliteit, innovatiekracht en aantrekkingskracht van het Radboudumc beschikbaar te maken.

Digitalisering en ICT

In 2021 werkten we hard aan verdere digitalisering en innovatieve oplossingen voor zorg, onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering. In 2021 stonden met name informatieveiligheid en privacy centraal; het was het jaar van de digitale (on)veiligheid. Hieronder enkele projecten en activiteiten op een rij. 

Informatieveiligheid en privacy

Ons werk bestaat uit informatie. In het Radboudumc wisselen non-stop informatie uit, slaan we enorme hoeveelheden data op en maken we gebruik van een complexe informatievoorziening. Het is belangrijk dat we dit bewust en veilig doen zodat onbevoegden geen toegang krijgen tot onze systemen, bedrijfsinformatie of persoonsgegevens. Dat is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. In 2021 werkten we op verschillende manieren aan informatieveiligheid en privacy.

Multi-factor authenticatie op elk mobiel apparaat
Met multi-factor authenticatie (MFA) controleren we in meerdere stappen of iemand inderdaad echt degene is die inlogt op het systeem van het Radboudumc. Dit wordt ook wel identificatieverificatie genoemd en daarvoor gebruiken we de Microsoft Authenticator app. In 2021 hebben we extra stappen voor identificatieverificatie via deze app ingevoerd. Daardoor krijgen collega's vaker meldingen vanuit de app voor een extra check, bijvoorbeeld bij het openen van het e-mailprogramma of een applicatie zoals Microsoft Teams. Dankzij die extra stap vergroten we de veiligheid van onze informatievoorziening en beschermen we onze systemen, bedrijfsinformatie en patiëntengegevens. 

Nieuw wachtwoordbeleid voor sterkere wachtwoorden
Wereldwijd zien we een toename van digitale criminaliteit gericht op ziekenhuizen. Het Radboudumc neemt daarom extra maatregelen om het niveau van veiligheid van de ICT-omgeving te verhogen. Eén van de maatregelen is het aanscherpen van het wachtwoordbeleid. In 2021 zijn we gestart met het doorvoeren van deze maatregel: collega's gaan sterke wachtwoorden gebruiken die uit minimaal 15 karakters moeten bestaan.

Overstappen naar veilige wifi-netwerken
In het hele Radboudumc is het wifi-netwerk voor medewerkers en studenten vervangen door een nieuw netwerk met een hogere mate van veiligheid. Hiervan maken zij gebruik op alle mobiele apparaten. 

Beveiligen mail en agenda op mobiele apparaten
Op mobiele apparaten wisselen onze medewerkers informatie uit en slaan we data op, onder andere in de mail- en agenda-applicaties. Het is belangrijk dat we dit bewust en veilig doen zodat onbevoegden geen toegang hiertoe krijgen. Om medewerkers hiervan bewust te maken en ze te helpen informatie beter te beschermen, hebben alle medewerkers een mail ontvangen over het beter beveiligen van mail- en agenda-applicaties op mobiele apparaten, inclusief instructie.

Digitale werkplek: ondersteuning voor thuiswerkende collega's

Na een grondige voorbereiding, zorgden we voor alle medewerkers voor een upgrade van Windows 7 naar Windows 10, het fundament voor de nieuwe digitale werkplek van het Radboudumc. Helaas vormde dit de aanleiding voor een ICT-storing die alle medewerkers trof. De uitrol van Windows 10 is daardoor afgebroken. Het hele 'bouwwerk' van Windows 10 is daarna zorgvuldig geïnspecteerd en de elementen die hebben bijgedragen aan de ICT-verstoring zijn vernieuwd, vervangen of aangepast. Beging 2022 is Windows 10 succesvol uitgerold. 

Ook bereidden we in 2021 de overgang voor op het werken met Microsoft Teams. Alle collega's kregen hiervoor in december een licentie, waardoor ze nu kunnen werken met dit programma voor online vergaderingen en samenwerken. 

Veilige uitwisseling van digitale patiëntgegevens

Wanneer een patiënt vanuit Radboudumc wordt doorverwezen naar een ander ziekenhuis of vanuit een ander ziekenhuis naar Radboudumc wordt verwezen, of wordt aangemeld voor een regionaal overleg met verschillende zorgprofessionals, worden er gegevens van de patiënt uitgewisseld. Veiligheid staat bij het delen van deze patiëntgegevens voorop. We delen vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens uitsluitend langs veilige (digitale) kanalen. Deze systemen realiseren en faciliteren we vanuit het programma Transmuraal. XDS is één van die systemen: cross-enterprise document sharing. Via het XDS-netwerk, een initiatief van het Radboudumc, kunnen we met aangesloten ziekenhuizen uit de regio digitaal veilig gegevens uitwisselen. Het gaat dan onder andere om radiologische beelden en cardiologie-beelden. In 2021 sloot ook Maasziekenhuis Pantein zich aan op het XDS-netwerk. 

Sinds 2021 is het Radboudumc ook aangesloten op het Twiin portaal. Dit is een landelijk portaal voor zorginstellingen voor het uitwisselen van radiologische beelden en verslagen. 

Techniek staat nooit stil

Verschillende applicaties en systemen hebben we in 2021 verder ontwikkeld en verbeterd. Oracle, ons systeem voor HR, inkoop, logistiek en financiën, is geüpgrade naar de allerlaatste versie. Met Philips ontwikkelden we een track & trace systeem dat verplaatsbare medische apparatuur en hulpmiddelen lokaliseert (‘track’) en volgt (‘trace’), waardoor we ons beheer van deze 'mobiele objecten' verbeteren. Ook ons digitale patiëntendossier (Epic) bleven we verbeteren. Zo is sinds 2021 hierin een beeldapplicatie voor Cardiologie beschikbaar waarmee ook kindspecifieke cardiologische metingen gedaan kunnen worden, die direct in het dossier komen te staan. 

Enkele cijfers uit 2021

• Alle netwerkcomponenten zijn opgeleverd in het nieuwe hoofdgebouw A:
  • meer dan 7.500 netwerkaansluitingen
  • 550 wifi-accesspoints
  • 155 4G-antennes
  • 450.000 meter aan UTP-kabel (voor het netwerk)
• De Servicedesk ICT voor collega's van het Radboudumc behandelde 72.000 telefoontjes en mails.

Bricks, Bytes & Behavior

Naast het compacter en intensiever gebruik van onze huisvesting (bricks), richten we ons ook op het gebruik van hedendaagse technologie (bytes) en andere manieren van (samen)werken (behavior). Zo komen we tegemoet aan de eisen, trends en ontwikkelingen in de maatschappij. In het Radboudumc werken we daaraan met het programma Bricks, Bytes & Behavior. Ook in 2021 werden medewerkers over de voortgang van de laatste ontwikkelingen geïnformeerd. Dit gebeurde onder andere met de digitale nieuwsbrief Werken aan de Toekomst, webinars, intranet en informatieborden. 

Bricks, Bytes & Behavior in 2021

Goed (samen)werken

Compacter werken, meer ‘smart’ werken vraagt mogelijk ook om andere manieren van (samen)werken én maakt andere manieren van (samen)werken mogelijk. De ingebruikname van de nieuwbouw in 2022 is hiervoor een belangrijke mijlpaal: dan moet en kán het écht anders. Met de voorbereidingen daarop, ook voor de rest van ons Radboudumc, zijn in 2021 verdere stappen gezet. In verschillende teams werken we aan visievorming, voorbereiding en concrete handvatten voor mogelijke activiteiten en projecten om collega’s mee te nemen in de nieuwe manieren van werken en samenwerken. Patiënten, oud-patiënten en collega’s uit verschillende hoeken van onze organisatie denken mee over de inrichting en het ontwerp. Van alle beroepsgroepen is in kaart gebracht hoe een werkdag eruit ziet. Die uitkomsten gebruiken we om onze nieuwe optimale werkomgevingen te creëren voor zorg, onderwijs en collega's van de ondersteunende diensten. De rode draad daarin is 'van bezit naar gebruik', wat er kortweg op neerkomt dat we onze ruimtes en spullen meer met elkaar gaan delen. Uitstekende ICT-voorzieningen daar waar je ze nodig hebt, fijne plekken om je even terug te trekken en een diversiteit aan werkplekken. Ook is er voldoende ruimte voor ontmoeting: in de trefpunten (hubs) of de koffiecorners.  

Smart Hospital

Goede zorg en slimme technologie gaan hand in hand in het Radboudumc. Daar werken we aan met het programma Smart Hospital. In 2021 zijn in het Radboudumc Amalia kinderziekenhuis verschillende slimme technologische toepassingen in gebruik genomen. De technologie wordt in 2022 verder uitgerold en toegepast in het Radboudumc.

Calamiteiten­organisatie

Het Radboudumc bereidt zich goed voor op een crisis of calamiteit. Daar hebben we plannen voor gemaakt, we oefenen, trainen en leiden op. Bekijk hieronder wat we op dit vlak in 2021 hebben gedaan. Nadat in 2020 de crisisorganisatie was ingeroepen voor het management van de eerste coronagolf, werd dit in 2021 aangestuurd door een permanent Centraal Coördinerend Team. 

Calamiteitenvoorbereiding

Het Crisis- en calamiteitenplan van het Radboudumc regelt de organisatie van het crisismanagement, de slachtofferopvang bij rampen en de bedrijfshulpverlening. Vanuit de Acute Zorgregio Oost heeft het Radboudumc ondersteuning voor opleiding, training en oefening van de rampenopvang. Ook in 2021 is het plan onderhouden, onder andere op basis van adviezen uit evaluaties en training en oefening.

Regionale samenwerking

Op diverse vlakken is de regionale samenwerking in het kader van rampen en crises in 2021 voortgezet.

In 2020 waren al voorbereidingen getroffen voor de ingebruikname van het regionaal informatiesysteem LCMS-GZ voor rampen. In 2021 is het opleidingsprogramma voor Informatie Coördinatoren (ICO) uitgevoerd en afgerond. Op 30 november 2021 vond een realistische oefening plaats van de ICO’s en calamiteitencoördinator samen met de Veiligheidsregio. De informatie-ondersteuners van de calamiteitenorganisatie krijgen vanaf 2022 hun juiste plek in onze organisatie en werkprocedures.

In de maanden april, oktober en november 2021 hebben collega’s uit de calamiteitenorganisatie meegedraaid in de organisatie (“tegenspel”) van het Regionaal Operationeel Team. Dit team bestaat uit vertegenwoordigers van de verschillende hulpdiensten in de regio. De oefencasus betrof het Radboudumc. Op 11 oktober 2021 hebben het Radboudumc en de Sint Maartenskliniek officieren van dienst van politie, brandweer en Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (GHOR) ontvangen voor afstemming en kennisdeling.

Een geplande regionale oefening over ziekenhuis-rampenopvang in samenwerking met meerdere ziekenhuizen is in 2021 vanwege corona opnieuw met een jaar opgeschoven. Deze oefening zal plaatsvinden in 2022.

Kwaliteit en (digitale) veiligheid

In 2021 vond de heraccreditatie plaats voor het internationale keurmerk van de Joint Commission International (JCI). Daarbij is ook de calamiteitenorganisatie en -voorbereiding getoetst en in orde bevonden.

Een belangrijk onderdeel van deze accreditatie en het totale programma van voorbereiding is het trainen en oefenen van crisisfunctionarissen en belangrijke (risico)disciplines die betrokken zijn bij calamiteiten. In dit kader vond op 18 maart 2021 OZON plaats. Dit is een landelijke ICT-uitval oefening door hoger onderwijsinstellingen. Onze eigen ICT-organisatie deed aan deze oefening mee in samenwerking met Z-CERT, een kennisplatform voor cyberveiligheid voor de zorg.

Het thema digitale veiligheid heeft in 2021 een belangrijke plaats gehad in het voorbereidingsprogramma. Het jaarlijkse interne symposium over crisismanagement vond plaats in oktober en stond geheel in het teken hiervan. Samen met ervaringsdeskundigen van Z-CERT en een Nederlandse gemeente is verkend welke aanvullende maatregelen mogelijk zijn. Dit heeft een vervolg gekregen in een concreet plan van aanpak van de afdeling Informatie Management.

Oefenen

Ondanks de coronacrisis is het Radboudumc erin geslaagd om in 2021 het training- en oefenprogramma voor het crisismanagement grotendeels - soms in aangepaste vorm - uit te voeren. Kernonderdelen waren de operationele oefeningen op zorgafdelingen, korte maandelijkse crisisbesluitvormingsoefeningen van het kernteam en een bestuurlijke training.

Het reguliere programma voor periodieke gedeeltelijke ontruimingsoefeningen op alle zorgafdelingen is vanwege de coronacrisis tijdelijk gestopt. In 2022 wordt dit weer voortgezet.

Incidenten

Het jaar 2021 was opnieuw een jaar van COVID-19. Een voor het algemeen publiek zichtbare extra activiteit betrof het uitvragen van de corona checklist bij bezoekers in de hoofdingangen. In november 2021 is naar aanleiding van oplopende maatschappelijke onrust rondom coronamaatregelen een specifiek beveiligingsplan COVID-19 opgesteld. We hebben extra beveiliging surveillance ingezet om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen.

In 2021 zijn er daarnaast enkele incidenten geweest, waarbij extra inspanning nodig was. Het betrof een storing bij een geplande ICT-upgrade, waardoor sommige zorgafspraken kwamen te vervallen, een internationale terugroepactie van een infuussysteem, een (gemeld) datalek en het controleren van de aanwezigheid van software kwetsbaarheid (Log4j-bestanden).

Bij deze incidenten zijn geen meldingen gemaakt van letsel of schade bij patiënten of bezoekers. De incidenten zijn geëvalueerd en verbeterpunten zijn opgepakt.