Vacature Managementassistent Projectbureau Bouwzaken

Functie

Wil jij een cruciale rol spelen in het ondersteunen van onze directeur, programmamanagers en projectleiders? Bij het projectbureau Bouwzaken (PBB) zoekt een managementassistent Bouwzaken die van aanpakken weet en graag verantwoordelijkheid neemt. Kom jij ons team versterken? 

In verband met het vertrek van een collega zoeken we versterking voor de groep Bedrijfsbureau. Het Bedrijfsbureau van PBB ondersteunt de directeur, de programmamanagers en de diverse projectleiders en adviseurs. Als managementassistent heb je een zelfstandige functie met een hoge mate van verantwoordelijkheid. Door je professionele kennis en optreden lever je een belangrijke bijdrage aan een optimale gang van zaken. Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.

Taken en verantwoordelijkheden

• Bieden van administratieve en organisatorische ondersteuning van de programmamanagers en van de directeur. 
• Het maken van complexe afspraken en het beheren van de complexe digitale agenda's.
• Actief voorbereiden en notuleren van vergaderingen en besprekingen.
• Het proactief bewaken van de voortgang en afhandelen van actiepunten. 
• Zelfstandig redigeren en verzorgen van correspondentie.
• Coördineren van (externe) communicatie, onder andere:
  • aanbesteding.
  • opdrachtverstrekking. 
  • bankgarantie
• Aanspreekpunt voor interne en externe relaties.
• Beheren en up-to-date houden van social media.
• Vervanging werkzaamheden van collega managementassistentes bij afwezigheid.
• Organiseren van het bezoeken van bijeenkomsten in binnen- en buitenland. 
• Organiseren van rondleidingen. ​​​​

Werkplek

Het Projectbureau bouwzaken (PBB) heeft als taak het opstellen en realiseren van strategische verbouw- en nieuwbouwprojecten. Zij doet dit in opdracht van de Raad van Bestuur. De projecten van het PBB bevatten nieuwbouw, verbouw en groot onderhoud. Alle investeringsprojecten met een huisvestingscomponent vallen onder de regie van PBB. De omvang van de investeringen in bouw, gebouw gebonden medische techniek en ICT wordt jaarlijks in het investeringsprogramma vastgesteld. Alle projecten worden turn-key opgeleverd.

Het PBB werkt met een personele mix van interne en externe specialisten, de meeste in de rol van adviseur, expert of projectleider. Het PBB heeft de volgende disciplines: Management, Financiën, Strategie, Bedrijfsbureau, Projecten, Advies en Design.

Het Bedrijfsbureau waar je als managementassistent deel van uit maakt is onderdeel van het Projectbureau Bouwzaken. Het huidige team bestaat uit 2 betrokken managementasssistentes. De werkplek is een kantoorruimte. Als managementassistent verricht je werkzaamheden voor de programmamanager Projecten en voor de programmamanager Advies. Hierdoor ben je nauw verbonden met alle projecten (nieuwbouw, verbouw, groot onderhoud) welke op het Radboudumc terrrein plaatsvinden. PBB is een relatief kleine afdeling (19 personen) en bestaat uit de groepen strategie, projecten, technisch advies en bedrijfsbureau. 

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

Als managementassistent voel je je prettig in een dynamische omgeving waar het ambitieniveau hoog ligt. Je weet je weg te vinden binnen een complexe organisatie en kunt op het juiste moment de tact en het geduld opbrengen die het werken binnen een dergelijke organisatie vereist. Je kunt dan ook goed prioriteren en omgaan met vertrouwelijke informatie. Jij zorgt ervoor dat de dag van de programmamanager door jouw ontzorgende karakter goed en soepel verloopt. Je legt gemakkelijk verbanden en kunt snel schakelen tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden.

Je kunt zowel uitstekend in een team als zelfstandig werken en weet je weg te vinden in de digitale wereld en het nieuwe werken. Bovendien ben je proactief, flexibel en assertief. Je blijft kalm onder druk, weet van aanpakken en komt met creatieve oplossingen.

Daarnaast heb je: 

• Minimaal een opleiding mbo (niveau 4) of een hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een afgeronde opleiding managementassistent of secretariële opleiding of bereidheid tot het volgen van functiegerichte opleidingen.
• Minimaal 3 jaar recente werkervaring in een complexe organisatie in een soortgelijke functie.
• Bij voorkeur affiniteit met de bouwsector en ervaring binnen een projectorganisatie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal.
• Kennis van de Engelse taal is een pre.
• Ruime ervaring met het MS Office pakket in het bijzonder Teams en Excel en andere bedrijfssystemen zoals Oracle en Validsign. 

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen €2.932 en € 3.923 (schaal 7) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 176 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. 

En er is nog meer..

• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • Voor €27,05 per maand (ipv €41) 5 dagen per maand onbeperkt deelnemen aan het activiteitenaanbod en gebruikmaken van alle faciliteiten van het Radboud Sport & Cultuur.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 20 januari 2025. We nemen daarna snel contact met je op.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel, Whatsapp of mail dan met Mariska Brandwijk, programmamanager Bedrijfsbureau - Projectbureau Bouwzaken via 06 54 35 28 43. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.