Vacature Managementassistent Geriatrie

Functie

Als managementassistent vervul je een spilfunctie op de afdeling Geriatrie. Met jouw accurate inzet, proactieve houding en enthousiasme ondersteun jij de medische staf, arts-assistenten, onderzoekers en afdelingsleiding. Dankzij jouw optimale ondersteuning zijn zij in staat hun werk efficiënt uit te voeren. We maken graag kennis met je!  

In de functie van managementassistent ben je verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de medische staf, arts-assistenten, onderzoekers en afdelingsleiding binnen de Geriatrie. Naast een eigen takenpakket hoort hierbij ook dienstverlenend en probleemoplossend optreden naar collega's van eigen en andere afdelingen.

We bieden een uitdagende en veelzijdige functie waarin van je verwacht wordt dat je structuur aanbrengt, zaken voorbereidt en faciliteert. Je voert zelfstandig taken uit en signaleert het werk dat opgepakt moet worden. Daarbij bewaak je het overzicht en stel je de juiste prioriteiten in de afhandeling van je werkzaamheden. 

Het is een afwisselende functie met ruimte om mee te denken, vooruit te denken en hier daadkrachtig actie op te ondernemen. Je werkdagen zijn bij voorkeur maandag, dinsdag en donderdag.

Je belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Complex agendabeheer, waarbij geanticipeerd wordt op de inhoud van de afspraak.
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten.
• Voorbereiden, faciliteren en notuleren van vergaderingen.
• Overzicht houden op lopende zaken en samenhangende benodigde acties uitvoeren en zorgdragen voor de opvolging daarvan.
• Frontoffice taken zoals ontvangen van gasten, regelen van vergaderruimtes en catering, telefoon en andere ad-hoc zaken.
• Beheren en proactief acteren op e-mails, taken en acties en ook afspraken daaromtrent in kaart brengen en inplannen.
• Opstellen/voorbereiden van conceptnotities, brieven, overzichten en andere documenten.
• Maken van diverse interne en externe afspraken.
• Afhandelen in- en extern telefoonverkeer.

Werkplek

Als managementassistent maak je onderdeel uit van het stafsecretariaat Geriatrie. Het huidige team bestaat met jou uit drie managementassistenten. De leidinggevende van het team is de manager bedrijfsvoering. 
De Geriatrie heeft als kerntaken patiëntenzorg, onderwijs/opleiding en onderzoek. We zijn werkzaam in het nieuwe A- gebouw op verdieping 7 boven de hoofdingang. De geriatrie bestaat uit de medische staf, artsassistenten en onderzoekers.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

Je bent een enthousiaste managementassistent die graag het initiatief neemt. Je bent stressbestendig, zelfstandig en proactief. Daarnaast ben je flexibel en goed in het stellen van prioriteiten. Je kunt improviseren, weet tijdig terug te koppelen en hebt een goed aanpassingsvermogen. Accuraat, integer, collegiaal, (organisatie)sensitief en klantvriendelijk zijn woorden die jou omschrijven. Je hebt een positieve en van nature dienstverlenende houding.

Onze ideale kandidaat is sterk in communicatie en persoonlijke contacten, een echte teamspeler. Je bent scherp en gestructureerd en kunt de rust bewaren door het behouden van overzicht. Je zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen, hebt zin om dingen aan te pakken en je durft kritisch mee te denken. Jouw werk voer je proactief en zelfverzekerd uit, maar je blijft altijd in verbindend overleg. Je bent actiegericht maar neemt waar nodig de tijd om acties en mogelijke consequenties te overdenken.

Ook herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Werkervaring in een soortgelijke functie binnen een veeleisende en dynamische werkomgeving.
• Een afgeronde secretariële opleiding (of vergelijkbaar) op minimaal MBO-4 niveau.
• Bedrevenheid in MS Office (Outlook, Word, Excel) en MS Teams/OneDrive.
• Goed in het (inhoudelijk) notuleren van bijeenkomsten.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Een duidelijke en enthousiasmerende communicatiestijl die anderen aanspreekt.

Arbeids­voorwaarden

Je werkdagen zijn bij voorkeur maandag, dinsdag en donderdag. Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.932 en € 3.923 (schaal 7) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 172 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. (Per 1 januari 2025 krijg je 176 vakantie-uren).

En er is nog meer..

• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • Voor €27,05 per maand (ipv €41) 5 dagen per maand onbeperkt deelnemen aan het activiteitenaanbod en gebruikmaken van alle faciliteiten van het Radboud Sport & Cultuur.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 15 november 2024. We nemen daarna snel contact met je op.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel of mail dan met Joanna van den Bergh of Gemma Bruins-van der Sterren, mangementassistenten via (024) 361 67 72. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.