Vacature Senior secretaresse Stafconvent

Functie

Als senior secretaresse vervul je een spilfunctie binnen het secretariaat van het Stafconvent. De dynamiek van het Stafconvent vraagt om een actieve, enthousiaste en betrokken houding. Wij zoeken iemand die van aanpakken weet, het belangrijk vindt om bij te dragen aan de kwaliteit van zorg van en zich thuis voelt in deze omgeving waar ruimte is voor eigen inbreng en initiatief. Ben je op zoek naar een boeiende functie? Dan maken we graag kennis met je!

Door jouw professionele optreden als senior secretaresse lever je een belangrijke bijdrage aan een optimale dagelijkse gang van zaken binnen het Stafconvent. Je schakelt nauw met je directe collega, de ambtelijk secretaris van het Stafconvent, waarmee je een hecht team vormt en regelmatig de werkzaamheden afstemt. Daarnaast lever je een actieve bijdrage aan de zichtbaarheid en vindbaarheid van het Stafconvent. Je bent het aanspreekpunt, verstrekt informatie en verzorgt de voorlichting over het Stafconvent.

Je belangrijkste taken zijn:

• Het bieden van organisatorische en secretariële ondersteuning bij agendabeheer en e-mailverkeer, in behandeling nemen van inkomende post, het plannen van afspraken, verzorgen van correspondentie en het verrichten van overige voorkomende secretariële taken. 
• Het voorbereiden van vergaderingen en het bewaken van de voortgang van actiepunten naar aanleiding van de vergadering.
• Het notuleren van vergaderingen van het bestuur Stafconvent en overige overlegvormen.
• Het leveren van organisatorische en secretariële ondersteuning bij plenaire vergaderingen Stafconvent, bijeenkomsten met ziekenhuispartners in de regio en overige UMC's en acties ondernemen die daaruit voortvloeien.
• Het verzorgen van de lay-out en waar nodig redigeren van documenten.
• Het zorgen voor een professionele presentatie van het Stafconvent in de breedste zin van het woord.   

Werkplek

Het Stafconvent is een advies- en medezeggenschapsorgaan, waarin de medisch specialisten van circa 38 afdelingen zijn vertegenwoordigd. Ziekenhuisbreed de kwaliteit van zorg bewaken en verbeteren, dat is de missie van het Stafconvent en dat streeft zij op verschillende manieren na.

Het Stafconvent is een belangrijke gesprekspartner op bestuurlijk niveau en geeft de Raad van Bestuur advies over onderwerpen, die verband houden met de kwaliteit en veiligheid van de patiëntenzorg. Ook andere dossiers, zoals netwerksamenwerking en duurzame inzetbaarheid van zorgprofessionals, hebben de aandacht. Tegelijkertijd vervult het Stafconvent een signaalfunctie naar de Raad van Bestuur als de kwaliteit van de zorg in het gedrang dreigt te komen. We bevorderen de samenwerking met en tussen de afdelingen. Het Stafconvent heeft zijn eigen commissies om deze doelen te bereiken.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

Je bent de centrale collega die de samenhang van de werkzaamheden overziet en je behoudt het overzicht. Hoofd- en bijzaken kun je goed onderscheiden. Je bent dienstverlenend, proactief en actiegericht. Uiteraard werk je nauwkeurig, discreet en respectvol in verband met de vertrouwelijkheid. Bovendien ben je gewend om zelfstandig en in teamverband te functioneren en heb je een flexibele houding, waar nodig ook buiten werktijden.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Een afgeronde mbo opleiding in secretariële richting.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie.
• Uitstekende beheersing van MS Office pakket en dataverwerking. 
• Goed gevoel voor interne verhoudingen (organisatiesensitief).
• Uitmuntende contactuele en communicatieve vaardigheden om hiermee op alle niveaus binnen de organisatie te communiceren. 
• Abstractievermogen en je bent in staat om op basis hiervan de juiste tonatie te gebruiken in woord en geschrift (onder andere ten behoeve van kwalitatief hoogwaardige notulen).
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal. 

Arbeids­voorwaarden

Je werkdagen zijn dinsdag, woensdag en donderdag. Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.599 en € 3.571 (schaal 6) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 172 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. (Per 1 januari 2025 krijg je 176 vakantie-uren).

En er is nog meer..

• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • Voor €27,05 per maand (ipv €41) 5 dagen per maand onbeperkt deelnemen aan het activiteitenaanbod en gebruikmaken van alle faciliteiten van het Radboud Sport & Cultuur.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 30 september 2024. We nemen daarna snel contact met je op. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op 2 oktober 2024. Fijn als je hier alvast rekening mee houdt.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel, Whatsapp of mail dan met Yvonne Swennenhuis, ambtelijk secretaris Stafconvent via 06 55 23 68 27. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.