Vacature Operationeel hoofd secretariaat A4 en centrumdirectie

Functie

Voor de vorming van twee secretariaten tot één, de aansturing ervan en ondersteuning van het management, zoeken we een operationeel hoofd secretariaat. Vind je het een uitdaging om een bijdrage te leveren aan het ontwikkelen van een nog beter, gezamenlijk secretariaat, dit aan te sturen en verantwoordelijk te zijn voor de bezetting, financiën en kwaliteit van het werk? En het (hoger) management te ondersteunen op allerlei vlakken? Zoals agendabeheer, rapportages opstellen, registraties up to date houden, begrotingen mee voorbereiden etc.? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Op de vierde etage van ons nieuwe hoofdgebouw, bevinden zich de twee verpleegafdelingen van afdeling interne geneeskunde & reumatologie en van afdeling neurologie & neurochirurgie (de faciliteit A4). Beide afdelingen hebben een secretariaat, dat zowel front- als backoffice taken uitvoert. Zij ontvangen patiënten en bezoek en voeren diverse werkzaamheden uit voor zowel onze patiënten als het verpleegkundig team. Met de vorming van patiëntgerichte centra in het Radboudumc, worden beiden secretariaten ondergebracht bij het Centrum voor Ontsteking, Infectie en Afweer (COIA).  

In deze nieuwe functie van operationeel hoofd secretariaat, stuur je beide secretariaten aan en vormt deze tot één secretariaat, coördineert en organiseert uniformering en optimalisatie van de bedrijfsprocessen. Daarnaast ondersteun je de over de faciliteit A4 penvoerend zorgmanager en de nieuwgevormde centrumdirectie van het COIA dat bestaat uit een medisch, verpleegkundig en een bedrijfskundig directeur. Deze taken lopen uiteen van agendabeheer, HR-taken tot het bijwonen en notuleren van (meer complexe) vergaderingen en het opstellen van rapportages.

De functie vraagt om zowel leidinggevende vaardigheden als veranderkracht en uitvoerende skills. Je kunt coachen, begeleiden, ondersteunen en verbeteren. Je hebt oog voor wat voor onze patiënten van belang is op het vlak van front- en backoffice, alsook hoe je onze secretaresses en het management kunt faciliteren en ondersteunen. Je bent betrokken en zichtbaar en zorgt voor een veilige en prettige werkomgeving. Vanzelfsprekend vraagt dit om goede communicatieve vaardigheden en je houdt nauw contact met verschillende disciplines en afdelingen.

Werkplek

Verpleegafdeling A4 is gehuisvest in de fraaie nieuwbouw van het Radboudumc. Op de vierde etage werken twee teams van (regie)verpleegkundigen, verpleegassistenten, zorghulpen en secretariaten samen om onder leiding van vijf teamleiders en twee zorgmanagers de best mogelijke zorg te leveren. Het gaat om ca. 110 medewerkers en vele studenten. Onze patiënten komen voor de specialismen algemene interne geneeskunde, infectieziekten, reumatologie, neurologie en neurochirurgie. We hebben ruim 50 bedden, in kamers met al dan niet een sluis. We werken samen met artsen (in opleiding), facilitair medewerkers, voedingsassistenten en andere disciplines. We maken gebruik van allerlei innovatieve hightech hulpmiddelen in het gebouw en in de zorgverlening.

Omdat we onderdeel zijn van een academisch ziekenhuis, leveren we (complexe) patiëntenzorg en is er tevens aandacht voor het onderwijs en de opleiding van professionals, alsmede research in de vorm van klinisch wetenschappelijk onderzoek.

Onze patiënten en hun bezoek kunnen gebruik maken van de eenpersoonskamers waar zij opgenomen zijn, rooming in, de gastvrije lounge en andere faciliteiten. Zij worden ontvangen en welkom geheten door onze secretaresses.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

Je hebt een afgeronde mbo-opleiding tot (directie)secretaresse of managementassistent afgerond. Je hebt werkervaring op dat terrein. Dit is bij voorkeur aangevuld door een relevante opleiding voor leidinggevende of coördinerende op hbo-niveau. Werkervaring in de aansturing van secretariaten in een complexe werkomgeving is een pre. Je leiderschapsstijl kenmerkt zich door open en eerlijke communicatie, met oog voor het gezamenlijk belang.

Je legt de lat voor jezelf graag hoog. Ook kun je goed schakelen tussen je verschillende aandachtsgebieden. Daarnaast ben je proactief en in staat om op een correcte, doortastende manier in te spelen op diverse situaties. Je weet daarbij prioriteiten te stellen en hebt een dienstverlenende attitude. Je haalt plezier uit het regelen van zaken en het motiveren van mensen. Je bent stressbestendig en werkt graag in een dynamische werkomgeving.

Je hebt bovendien kennis van het MS Office pakket. Je kunt je goed uitdrukken, zowel schriftelijk als mondeling, in de Nederlandse en Engelse taal. Je kunt plannen, organiseren en hebt affiniteit en ervaring met bedrijfsinformatieve data. Je bent integer en gaat op zorgvuldige wijze met vertrouwelijke informatie om.

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.330 en € 4.429 (schaal 8) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 172 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. (Per 1 januari 2025 krijg je 176 vakantie-uren.) 
• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • 40% korting op een sportabonnement van het Radboud Sportcentrum.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’.
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness.
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Draag je werkkleding van het Radboudumc en moet je je hiervoor buiten werktijd in het ziekenhuis omkleden? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Per 1 oktober 2024: een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 4 september 2024. We nemen daarna snel contact met je op.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel dan met drs. Ingrid van Schalen, zorgmanager Afdeling Interne Geneeskunde, via 06 52 62 11 88. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.