Vacature Managementassistent staf afdeling Neurologie

Functie

Met jouw accurate inzet, leergierige houding en enthousiasme ben jij de rechterhand van zowel het afdelingshoofd als de manager bedrijfsvoering. Dankzij jouw optimale ondersteuning zijn zij in staat hun werk efficiënter dan ooit uit te voeren. Ben jij de steunpilaar die wij zoeken voor het ontzorgen en ondersteunen van de afdelingsleiding? Een positieve verbinder die problemen graag praktisch oplost? We maken graag kennis met je!

In de functie van managementassistent ben je verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning van de afdelingsleiding. Naast een eigen takenpakket hoort hierbij ook dienstverlenend en probleemoplossend optreden naar collega’s van eigen en andere afdelingen.

We bieden een uitdagende en veelzijdige functie waarin van je verwacht wordt dat je structuur aanbrengt, zaken voorbereidt en faciliteert. Je voert zelfstandig taken uit en signaleert het werk dat opgepakt moet worden. Daarbij bewaak je het overzicht en stel je de juiste prioriteiten in de afhandeling van je werkzaamheden. 

Het is een brede en afwisselende functie met ook nog eens ruimte voor eigen inbreng. Je krijgt ruimte om mee te denken, vooruit te denken en hier daadkrachtig actie op te ondernemen. Je werkdagen worden in overleg vastgesteld.

De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden:

• Complex digitaal agendabeheer, waarbij geanticipeerd wordt op de inhoud van de afspraak.
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten en symposia.
• Voorbereiden, faciliteren en notuleren van de vergaderingen.
• Overzicht houden op lopende zaken en samenhangende benodigde acties uitvoeren en zorgdragen voor de opvolging daarvan.
• Frontoffice taken zoals ontvangen van gasten, regelen van vergaderruimtes en catering, telefoon en andere ad-hoc zaken.
• Beheren en proactief acteren op e-mails, taken en acties en ook afspraken daaromtrent in kaart brengen en inplannen.
• Opstellen/voorbereiden van conceptnotities, brieven, overzichten en andere documenten.
• Maken van diverse interne en externe afspraken.
• Boeken van reizen en hotels.
• Afhandelen in- en extern telefoonverkeer.
• Het up-to-date houden en verbeteren van de informatie op de teamsite.

Werkplek

Als managementassistent maak je onderdeel uit van het team managementsupport voor de staf van de afdeling Neurologie. Dit team wordt gevormd door zes managementassistenten, een onderwijscoördinator/planner, een ondersteuner planner onderwijs en een medewerker bedrijfsvoering. Het hoofd van het team managementsupport is je leidinggevende. Functioneel werk je veel samen met het afdelingshoofd en de manager bedrijfsvoering. Je fysieke werkplek is op de 6de etage van het (nieuwe) A-gebouw, waar ook stafleden en andere teams zijn gehuisvest. 

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

Profiel

Je bent een enthousiaste managementassistent die graag het initiatief neemt. Je bent stressbestendig, zelfstandig en proactief. Daarnaast ben je flexibel en goed in het stellen van prioriteiten. Je kunt improviseren, weet tijdig terug te koppelen en hebt een goed aanpassingsvermogen. Accuraat, integer, collegiaal, (organisatie)sensitief en klantvriendelijk zijn woorden die jou omschrijven. Je hebt een positieve en van nature dienstverlenende houding.

Onze ideale kandidaat is sterk in communicatie en persoonlijke contacten, een echte teamspeler. Je bent scherp en gestructureerd en kunt de rust bewaren door het behouden van overzicht. Je zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen, hebt zin om dingen aan te pakken en je durft kritisch mee te denken. Jouw werk voer je proactief en zelfverzekerd uit, maar je blijft altijd in verbindend overleg. Je bent actiegericht maar neemt waar nodig de tijd om acties en mogelijke consequenties te overdenken.

Je herkent jezelf in onderstaand profiel:

• Werkervaring in een soortgelijke functie binnen een veeleisende en dynamische werkomgeving.
• Een afgeronde secretariële opleiding (of vergelijkbaar) op minimaal MBO-4 niveau.
• Bedrevenheid in MS Office (Outlook, Word, Excel) en MS Teams/OneDrive.
• Goed in het (inhoudelijk) notuleren van bijeenkomsten op je laptop.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Een duidelijke en enthousiasmerende communicatiestijl die anderen aanspreekt.

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.932 en € 3.923 (schaal 7) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, als dat voor je functie geldt, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• 172 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. (Per 1 januari 2025 krijg je 176 vakantie-uren.) 
• Een keuzemodel arbeidsvoorwaarden waardoor je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen behoefte inzet. Zo kun je met je brutoloon extra vakantie-uren of mantelzorgverlofuren kopen. Of je kunt bijvoorbeeld je bruto eindejaarsuitkering inzetten voor de aanschaf van een fiets, waardoor je minder belasting betaalt.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende trainingen en opleidingen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • Tijd sparen voor balansverlof. 
  • 40% korting op een sportabonnement van het Radboud Sportcentrum.
  • Healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • Bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt.
  • Financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
• Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan:
  • Advies en trainingen over bijvoorbeeld ‘Millennialdilemma’s’ en ‘Je loopbaan na je 57ste’;
  • Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness;
  • Mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• Naast het wettelijke zwangerschaps- en bevallingsverlof, biedt het Radboudumc 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald. Daarnaast kun je als partner maximaal 5 weken aanvullend geboorteverlof opnemen. Tijdens het aanvullend geboorteverlof en ouderschapsverlof vullen we de uitkering van het UWV aan tot 100% van je loon.
• Trek je op het werk kleding van het Radboudumc aan? Dan ontvang je, als dat voor je functie geldt, een omkleedtoelage van € 80,- bruto per maand (bij een fulltime dienstverband).
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie. 
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Per 1 oktober 2024: een tegemoetkoming in je reiskosten woon-werkverkeer van € 0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis. Kom je met het OV naar je werk? Dan vergoeden we de OV-kosten volledig (2e klasse). En werk je regelmatig thuis? Dan krijg je een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag.

En dat is nog lang niet alles! 
Wat dacht je van voorrang bij kinderopvang Heyendael op de Radboud-campus? Korting in ons restaurant, waar we gezonde en duurzaam geproduceerde voeding serveren? En ons Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden, waarmee je voorwaarden tegen elkaar kunt uitwisselen zodat ze nog beter bij je passen.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 23 augustus 2024. We nemen daarna snel contact met je op. De eerste sollicitatiegesprekken vinden plaats op 3 september 2024 en de tweede sollicitatiegesprekken op 18 september 2024. Fijn als je hier alvast rekening mee houdt.

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Mail dan met Carol Singels, projectmedewerker Neurologie. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.