Vacature Secretaresse opleiding en scholing Operatiekamers en Spoedeisende hulp

Functie

Ben jij een enthousiaste en betrouwbare collega met een proactieve werkhouding? Heb je ruime ervaring als secretaresse en ben je op zoek naar een uitdagende, afwisselende functie waarbij geen dag hetzelfde is? Dan ben jij misschien wel de juiste aanvulling voor ons team secretaresses voor de afdeling Operatiekamers!

Afhankelijk van het aantal uren dat je beschikbaar bent, verricht je ook werkzaamheden voor de Spoedeisende Hulp (SEH).

Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor het bieden van secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning voor de afdeling Operatiekamers. Hierbij richt jij je met name op het aandachtsgebied opleiding en scholing van de operatieassistenten, anesthesiemedewerkers en verpleegkundigen (SEH en Recovery). 

Deze rol biedt een dagelijkse dosis variatie en uitdaging, waarbij je snel moet kunnen schakelen en waarbij geen dag hetzelfde is. Je beheert agenda's, coördineert complexe afspraken, notuleert bij vergaderingen en fungeert als het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. 

Je werkt nauw samen met je collega secretaresses, praktijkopleiders en operationeel managers om de afdeling te ontzorgen en te ondersteunen op een hoog kwaliteitsniveau.

Taken en verantwoordelijkheden 

• Het organiseren en re-organiseren van back- en front-office taken.
• E-mail bijhouden.
• Het coördineren en delegeren van inkomende taken.
• Efficiënt beheer van agenda's.
• Plannen van stages en scholingsdagen
• Organisatie en voorbereiding van interne en externe (netwerk) bijeenkomsten.
• Notuleren van vergaderingen en opvolgen van actiepunten.
• Ondersteuning bij HR-gerelateerde werkzaamheden waaronder werving en selectie, aanstellingsproces, autorisaties, ziekte- en herstelmeldingen (van studenten).
• Ondersteuning bij afdelingsbrede projecten op het gebied van opleiding en scholing.

Werkplek

Je bent onderdeel van het secretariaat binnen de afdeling Operatiekamers (OK) en de Spoedeisende hulp (SEH). We zijn volop in ontwikkeling en dat biedt kansen om werkzaamheden opnieuw vorm te geven in het secretaresse team. Zij geven invulling aan de bedrijfsondersteuning van de OK en dat bestaat uit front-office en back-office taken. Jouw aandachtsgebied wordt opleiden en dat betekent dat je heel nauw gaat samenwerken met de praktijkopleiders, operationeel managers en tactisch managers. 

Op de afdeling Operatiekamers regelen we alle organisatorische zaken rondom operaties. Dit doen we voor alle snijdende specialismen, enkele beschouwende specialismen en voor de afdeling Anesthesiologie. De helft van de patiënten in het Radboudumc ondergaat een operatieve ingreep. Dat zijn ongeveer 20.000 patiënten per jaar.

Op de afdeling Spoedeisende hulp wordt 24 uur per dag 7 dagen in de week acute zorg verleend aan een divers patiëntenaanbod. Er werkt een team van onder andere enthousiaste artsen, verpleegkundigen en secretaresses. 

De OK en SEH zijn afdelingen die vallen onder het Radboudumc Centrum voor Acute en Intensieve zorg. 

Onze aandachtsgebieden:

• Aantrekkelijke werkgever: blijvend aandacht voor het aantrekken, binden en boeien van medewerkers.
• Veiligheid en kwaliteit: faciliteren van topklinische en veilige zorg, implementatie en prestatie-indicatoren en veranderingen in denken en werken.
• Academisering: ontwikkelen van Evidence Based Surgery, Patiëntveiligheid en Technologische innovatie (MITeC).
• Grip op kosten: opereren binnen de budgettaire kaders door het invoeren van slimme en efficiënte oplossingen.

Het Radboudumc
Onze missie is: to have a significant impact on health and healthcare. We willen vooroplopen bij de ontwikkeling van duurzame zorg: zorg die mens en milieu zo gezond mogelijk houdt, zinnig en betaalbaar is, en liever voorkomt dan geneest. Zorg die er ook nog is voor de kinderen van onze kinderen. Dat doen we in alle drie onze kerntaken: zorg, onderwijs en onderzoek. We werken innovatief, persoonsgericht en samen met anderen in netwerken.

We zijn er voor iedereen
Wist je dat het Radboudumc tot de meest inclusieve organisaties ter wereld behoort? We staan op plek 52 in de internationale ranking van Financial Times. Daarmee zijn we de hoogst genoteerde gezondheidsorganisatie van Nederland. We streven naar een goede (gender)balans in alle functies. En je krijgt de kans je unieke persoonlijkheid en talenten in te zetten. Dus wie jij ook bent, je bent welkom!

Profiel

We zoeken een gepassioneerde en ervaren collega, die gedreven is om de praktijkopleiders, operationeel leidinggevenden en tactisch leidinggevenden te ondersteunen. Als secretaresse vorm je, samen met je collega’s, de spil van de afdeling Operatiekamers en Spoedeisende hulp. Je valt op door je positieve instelling, proactieve aanpak en de manier waarop je met uitdagingen omgaat. Je wordt gekenmerkt door je toegankelijkheid, proactiviteit, flexibiliteit en focus op resultaten.

Als secretaresse ben je niet bang om zelfstandig te werken, je beschikt over doortastendheid en vasthoudendheid. Het beheren van complexe taken is jouw tweede natuur, je kunt snel schakelen en prioriteiten stellen in een steeds veranderende omgeving. Jouw organisatiesensitiviteit is een waardevolle troef in onze dynamische, acute en complexe omgeving.

Daarnaast herken je jezelf in onderstaand profiel:

• Werkervaring in een soortgelijke functie binnen een veeleisende en dynamische werkomgeving.
• Een afgeronde secretariële opleiding.
• Sterke communicatieve vaardigheden in de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Uitmuntende organisatorische vaardigheden, met de capaciteit om effectief te presteren in een voortdurend veranderende omgeving.
• Bedrevenheid in MS Office en gerelateerde multimedia-tools, waaronder Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams.
• Een duidelijke en enthousiasmerende communicatiestijl die anderen aanspreekt.

Arbeids­voorwaarden

Bij het Radboudumc bouw je aan de toekomst. We gaan voor de beste zorg, onderwijs en onderzoek. Dat maken we waar omdat je je bij ons ontwikkelt, kansen pakt en ruimte voelt om op te staan. Als werkgever vinden we het belangrijk dat medewerkers binnen alle levensfasen vitaal en met plezier aan het werk zijn. Dit in een gezonde en veilige omgeving. Onze arbeidsvoorwaarden mogen er ook zijn. Zo kun je rekenen op:

• Een bruto maandsalaris tussen € 2.599 en € 3.571 (schaal 6) bij een fulltime dienstverband (36 uur per week). Ook krijg je 8% vakantiegeld, 8,3% eindejaarsuitkering en, indien van toepassing op de functie, een onregelmatigheidstoelage van 47% tot 72%.
• Volop kansen om je te ontwikkelen. Zo kun je via onze online leeromgeving uiteenlopende cursussen volgen. 
• Veel aandacht voor je welzijn en vitaliteit. Denk bij voorbeeld aan:
  • 40% korting op een sportabonnement van het Radboud Sportcentrum.
  • healthy professionals-programma waarin je leert om goed met je energie om te gaan. 
  • bedrijfsopvangteam en een persoonlijke coach als je een ingrijpende gebeurtenis meemaakt
  • financieel gunstig minder werken via een generatieregeling als je de AOW-leeftijd nadert.
  • Ondersteuning in een goede werk-privébalans in alle fasen van je leven. Denk aan advies en trainingen over ‘Millennialdilemma’s’ tot ‘Je loopbaan na je 57ste’). Activiteiten bij ons eigen centrum voor mindfulness én mantelzorgspreekuren voor als je vragen hebt over het combineren van je werk en zorgtaken thuis.
• 168 vakantie-uren per jaar op basis van een 36-urige werkweek. Wil je meer vakantie? Je kunt extra vakantie-uren kopen met je eindejaarsuitkering.
• 26 weken ouderschapsverlof, waarvan 9 weken betaald.
• Pensioenopbouw bij het ABP Pensioenfonds. Het Radboudumc betaalt 70% van de pensioenpremie.
• Korting op de aanvullende pakketten van twee collectieve zorgverzekeringen én op tien andere verzekeringen; van woonhuis- tot rechtsbijstandsverzekering.
• Een tegemoetkoming in je reiskosten via ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden en een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag.

En dat is nog lang niet alles! 
Wat dacht je van voorrang bij kinderopvang Heyendael op de Radboud-campus? Korting in ons restaurant, waar we gezonde en duurzaam geproduceerde voeding serveren? En ons Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden, waarmee je voorwaarden tegen elkaar kunt uitwisselen zodat ze nog beter bij je passen.

Sollicitatie­procedure

Denk jij verder voor onze patiënten én de zorg in de toekomst? Solliciteer vóór 29 juli 2024. We nemen daarna snel contact met je op. 

Goed om te weten

• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.  
• Op onze website vind je uitgebreide informatie over onze sollicitatieprocedure en de veelgestelde vragen.  
• Word jij onze nieuwe collega? Dan krijg je de tijd en ruimte om je functie, werkplek en collega’s goed te leren kennen. Een introductiedag voor alle nieuwe collega’s is een vast onderdeel van je inwerkprogramma.   

Wij werven zelf voor deze vacature. Acquisitie stellen wij niet op prijs; delen in je netwerk wél.

Contact

Benieuwd of deze functie bij je past? Of hoe het is om bij het Radboudumc te werken? Bel, Whatsapp of mail dan met Mieke Meulendijks, tactisch manager Operatiekamers via 06 21 00 03 14. Voor solliciteren gebruik de knop ‘solliciteer’.